CIRCULAR NÚMERO 002 DE 2010

CIRCULAR No. 002 – 2010

ANTECEDENTES

1. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD desarrolló una solución tecnológica para atender las necesidades de gestión documental de la entidad, bajo un esquema de software libre que hoy beneficia a cerca de 40 entidades públicas del nivel central y descentralizado y que ha permitido la mejora gradual de los procedimientos de gestión documental.
2. En la sesión de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información COINFO celebrada el pasado 22 de octubre de 2009 y con el fin de contribuir a optimizar el funcionamiento del aplicativo Orfeo y orientar a las entidades usuarias, se adoptaron las siguientes.

DECISIONES

a. Lineamientos generales de la política de gestión de documentos electrónicos de archivos – GDEA y sistema de gestión documental: Es necesario establecer lineamientos que permitan el desarrollo armonizado de los procesos asociados con la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo- GDEA y sistemas de gestión documental, para lo cual el Archivo General de la Nación AGN deben establecer y llevar a cabo un plan de trabajo a través del cual se definan políticas, estándares, lineamientos y criterios a ser adoptados por las entidades públicas en el desarrollo e implementación de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC en sus procesos de gestión documental y administración de archivos, En este sentido. El Archivo General de la Nación en ejercicio de la función de inspección y vigilancia de, que trata el Artículo 32 de la Ley 594 de 2000, evaluará y certificará la complacencia

b. Reingeniería del aplicativo de gestión documental – Orfeo: Se hace necesario adoptar mejoras en los mecanismos de seguridad y efectividad de la solución tecnológica conforme a las normas vigentes expedidas por el Archivo General de la Nación, por lo que se ha determinado la necesidad de adelantar la reingeniería del aplicativo de gestión documental ORFEO. La entidad responsable de este rediseño será la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD. En aplicación del principio constitucional de colaboración armónica entre las entidades públicas. dichas mejoras deberán diseñarse contemplando las necesidades ya identificadas por las actuales entidades usuarias en la encuesta realizada por la citada Entidad en el año 2009.

c. Articulación entre el proceso de definición de lineamientos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo GDEA y la implementación de la reingeniería del aplicativo Orfeo: El Archivo General de la Nación brindará las recomendaciones necesarias a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios para el desarrollo del nuevo aplicativo. articuladas con el modelo de lineamientos, que garanticen el cumplimiento de los principios archivísticos y las normas vigentes en la materia.

1. Información de avance del proyecto de reingeniería: El plan de trabajo de la Reingeniería del aplicativo Orfeo y sus respectivos avances podrán ser consultados en el link:

1. Proceso de transición: El proceso de transición comprende la etapa de verificación de las recomendaciones. efectuadas por el Archivo General de la Nación. Para garantizar el cumplimiento de los principios archivísticos y las normas vigentes en la materia, para la entrega del nuevo aplicativo de gestión documental Orfeo por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios al Archivo General de la Nación. así mismo. será esta entidad quien de acuerdo con sus competencias legales. a futuro tendrá la administración, actualización. formación. soporte y mantenimiento del nuevo aplicativo que reciba y la plataforma tecnológica que requiera. sujeto a la política de gestión de documentos electrónicos de archivos definida por el Archivo General de la Nación y a la disponibilidad de recursos que se asignen del presupuesto general de la nación para este fin.

1. Apoyo a las entidades usuarias del aplicativo de gestión documental Orfeo: Durante los procesos de reingeniería y transición la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – SSPD continuará brindando el apoyo y soporte a las entidades usuarias de acuerdo con el presupuesto asignado para estas labores a la entidad.

1. Recursos para mantenimiento del aplicativo Orfeo en entidades usuarias: El Subcomité de Inversiones de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información – COINFO podrá recomendar la ejecución de recursos por parte de la entidades usuarias del aplicativo Orfeo exclusivamente para su mantenimiento, por lo tanto no se recomendarán inversiones para nuevos desarrollos o nuevas implantaciones del actual aplicativo Orfeo hasta que se surta el proceso de transición anteriormente descrito s libere la nueva versión del aplicativo.

FRANCISCO SANTOS CALDERÓN

Vicepresidente de la república

Presidente comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la

Administración Pública.

JUAN MAURICIO RAMIREZ CORTES

Subdirector del Departamento Nacional de Planeación

Presidente Comité Técnico de la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la

Información para la Administración Pública.