CIRCULAR EXTERNA 01 DE 2009

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR EXTERNA No. 01-09

PARA:                   Gobernadores, Secretarios Generales y Jefes de Control Interno de Gobernaciones Departamentos de: AMAZONAS, ATLANTICO, BOLIVAR, CAQUETA, CAUCA, CHOCO, GUAINIA, SUCRE, TOLIMA Y VAUPES.

DE:                        DIRECTORA GENERAL (E) ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

ASUNTO:            PRESENTACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

FECHA:                13 MAYO 2009

En desarrollo y cumplimiento de la Ley General de Archivos 594/2000 y en especial del Decreto reglamentario 4124 de 2004, que establecen la obligatoriedad para todas las entidades del Estado de elaborar y aplicar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, el Archivo General de la Nación, exhorta a los señores Gobernadores a presentar sus Tablas de Retención Documental a más tardar el 15 de diciembre de 2009, y sus Tablas de Valoración Documental a más tardar el 15 de junio de 201 O. Los anteriores términos son improrrogables.

Las Tablas de Retención Documental son un insumo importante para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento de la NTCGP 1000:2004 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005; y con la política integral de racionalización, estandarización, simplificación y automatización de trámites y servicios y la estrategia de Gobierno en Línea establecida por el Gobierno Nacional en la Ley 962 de 2005.

Las Tablas de Valoración Documental garantizan el derecho a la información, racionaliza recursos y espacios, contribuyen a la organización de los fondos acumulados y promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.

Por lo anterior, el Archivo General de la Nación brindará asesoría y acompañamiento a dichas entidades a través de la División de Clasificación y Descripción – Grupo Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística.

Con la política archivística que propugna el Archivo General de la Nación y en este caso particular, con las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, se busca hacer de los documentos y archivos verdaderos apoyos para la Administración en el servicio al ciudadano, coadyuvar para que la gestión pública sea más eficiente y transparente, garantizar los derechos constitucionales de información y acceso a los documentos públicos e incrementar el Patrimonio Documental del país como parte fundamental de la memoria colectiva.

Para mayor información, pueden comunicarse en Bogotá, D.C. con el PBX: 3282888 Ext.228 o al Correo electrónico contacto@archivoqeneral.gov.co.

Cordialmente,

SARA GONZALEZ HERNÁNDEZ

Directora General (E) 

Anexos: N/A

Copia: N/A

Proyectó: Elsa Moreno Sandoval, Profesional GNP.

Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas, Coordinadora Grupo de normatividad y Desarrollo de la Política Archivística

Antonio Rafael Díaz Montiel, Secretario General

Archivado en: Dirección General – Circulares