CIRCULAR EXTERNA 006 DE 2011

CIRCULAR EXTERNA No.006

341

Octubre 24 de 2011

PARA: GOBERNADORES, ALCALDES DISTRITALES Y MUNICIPALES, DIPUTADOS, CONCEJALES, DIRECTORES Y GERENTES DE ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL.

 Asunto: ENTREGA DE LOS ARCHIVOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS CON OCASIÓN DEL CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES.

En cumplimiento de las facultades que le confiere a este despacho la Ley 594 de 2000 y en especial el Decreto 4124 de 2004, el Archivo General de la Nación – AGN se permite recordar algunos lineamientos en relación con la entrega de archivos físicos y electrónicos, con ocasión del cambio de mandatarios departamentales y locales, como resultado del próximo proceso electoral en el país, en lo pertinente al artículo 15 de la citada ley, “Responsabilidad Especial y Obligaciones de los Servidores Públicos”.

A este respecto, la Ley 734 de 2002 en el artículo 34, numeral 5, establece como deberes de todo servidor público el “Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

Es importante recordar que el Decreto 1400 de 1970 – Código de Procedimiento Civil- en su artículo 251 indica que, “el Documento Público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención” por ello “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”, así como también lo expresa el artículo 14 de la Ley 594 de 2000 (negrillas fuera de texto).

En este mismo sentido, el Director General del AGN en defensa de los intereses archivísticos y en procura del aseguramiento de la memoria institucional de las entidades, considera oportuno instar a las áreas que tienen a su cargo la Comisión de Empalme, se incluya en el Informe Final de Gestión, el estado de los archivos y de los sistemas de información (bases de datos y documentos electrónicos). De igual manera recordar la obligatoriedad de los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme al Acuerdo No.038 de Septiembre 20 de 2002 “Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y a los procedimientos establecidos, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades” (subrayas fuera de texto).

Asimismo, es oportuno recordar la pertinencia de incluir en el Plan Anticorrupción y el Mapa de Riesgos de Corrupción que toda entidad legalmente debe programar, de acuerdo con los establecido por el artículo 73 de la Ley 1447 de 2011, la entrega oficial de los documentos de archivo por parte del funcionario saliente aplicando un inventario documental y establecer las medidas necesarias para mitigar el riesgo de pérdida de documentos públicos.

Cordialmente,

CARLOS A. ZAPATA CARDENAS

Director General

Anexos: N/A.
Elaboró: Andrea Sánchez – DGE.
Proyectó: Natacha Eslava Vélez – DGE, Marcela Camacho – DGE.
Revisó: Lilliana Mayorga Tovar – DGE.
Archivado en: Serie de la Dirección General.