CIRCULAR EXTERNA No.005
(200)
(Octubre 4 de 2011)
PARA: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.
Asunto: PROHIBICIÓN PARA ENVIAR LOS ORIGINALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A OTRO TIPO DE UNIDADES DE INFORMACIÓN.
El Gobierno Nacional mediante la Ley 594 de 2000 y el Decreto 4124 de 2004 reglamentó la obligación de los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal, así como de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, de crear archivos para la adecuada conservación de los documentos producidos o recibidos en función de sus actividades o funciones.
De igual forma, el artículo 24 de la Ley General de Archivos, establece como obligatoria la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. En complemento a lo anterior, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los documentos en las diferentes fases del archivo, deberá incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda.
Así mismo, de acuerdo con el Artículo 11 de la citada Ley, todas las entidades del Estado deben tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo de vida de los documentos y la normatividad archivística.
Teniendo en cuenta lo anterior, el Archivo General de la Nación ha advertido que algunas series documentales de carácter misional o parte de las series documentales constituidas por diferentes documentos están siendo remitidas a otro tipo de unidades de información tales como bibliotecas y centros de documentación, lo cual no sólo viola las normas legales en materia archivística, sino que afecta la integridad de los fondos de archivos. Tal es el caso de las series documentales: informes, proyectos técnicos, estudios técnicos, conceptos, y otros materiales de archivo que se encuentran en soportes sonoros o audiovisuales, por cuyo contenido informativo se envían a otras unidades de información, desmembrando la integridad de los archivos públicos.
Con el fin de subsanar esta situación, el Archivo General de la Nación solicita a los respectivos Secretarios Generales o quién cumpla funciones para dicho cargo en las entidades públicas y a los funcionarios que tienen bajo su responsabilidad la administración de los archivos públicos y el cumplimiento de la Ley General de Archivos, ajustar sus procedimientos para asegurar que estas series y otras de valor secundario o histórico se remitan a los respectivos archivos centrales o históricos de acuerdo con el tiempo de retención establecido en las TRD o en las TVD cada entidad; estas actividades deberán realizarse antes del 31 de diciembre de 2011, con el propósito de iniciar la vigencia 2012 con procedimientos ajustados que garanticen el cumplimiento de la citada Ley.
En caso de ser necesario, podrán generar una copia adicional de estos documentos para ser remitidos a las bibliotecas y centros de documentación de las entidades que cuenten con este servicio, pero en ningún caso se deberán remitir a éstas los documentos originales.
Cordialmente,
CARLOS A. ZAPATA CARDENAS
Director General
Proyecto: Marcela Rodríguez- DGE
Natacha Eslava Vélez -DGE
Revisó: Marcela Camacho- DGE
Claudia lvonne Fáctor Lugo- Secretaria General
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