CIRCULAR EXTERNA No. 004
(200)
Octubre 4 de 2011
PARA: MINISTROS; SECRETARIOS GENERALES, JEFES DE RECURSOS HUMANOS, JEFES DE CONTROL INTERNO, Y DEPENDENCIAS ENCARGADAS DEL MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO, DE LOS MINISTERIOS COMPRENDIDOS EN LA LEY 1444 DE 2011.
ASUNTO: DIRECTRICES O LINEAMIENTOS AL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES SEÑALADAS EN LA LEY 1444 DE 2011.
Consideraciones previas:
La Ley 1444 creado el 4 de mayo de 2011 ordenó la escisión de los Ministerios del Interior y de Justicia, Protección Social, y Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial e igualmente en el artículo 18 otorgó facultades extraordinarias al Presidente de la República para “Crear, escindir, fusionar y suprimir, así como determinar la denominación, número, estructura orgánica y orden de precedencia de los departamentos administrativos” (literal a), así como para “Crear, escindir y cambiar la naturaleza jurídica de los establecimientos públicos y otras entidades u organismos de la rama ejecutiva del orden nacional” (literal e). Esta contingencia genera la necesidad particular de atender el manejo de los archivos de esas entidades, durante el proceso de escisión, con el fin de asegurar la integridad de la documentación que conservan y regular la entrega de los archivos de las dependencias escindidas, a las entidades que se crean, para así garantizar la continuidad de los procesos administrativos y la toma de decisiones con base en antecedentes.
De conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, compete al Archivo General de la Nación regular el manejo de los archivos de las entidades, en lo establecido en la Ley 790 de 2002 y en el Decreto 254 de 2000 este último reglamentado por el Decreto 226 de 2004 con miras a la administración de los archivos durante el proceso de escisión de entidades.
En virtud de lo anterior y en atención al mandato de la Ley 1444 de 2011, el AGN considera necesario establecer el procedimiento que garantice el correcto manejo de los archivos teniendo en cuenta que el proceso actual que el gobierno nacional surte para modificar la estructura de la administración pública estableciendo la creación de unas nuevas y la reorganización de las que se escinden, proceso que tiene diferentes implicaciones en materia de archivos.
Dado que los archivos “en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora”, mediante la presente Circular, se establecerán algunas directrices para el manejo y administración de la custodia de las Entidades señaladas en la Ley en mención, las presentes directrices se rigen por los principios señalados en el artículo 4° de la Ley 594 de 2000 como ser: instrumentalidad e institucionalidad, racionalidad, responsabilidad, administración y acceso, manejo y aprovechamiento de los archivos.
Las directrices que se señalan a continuación establecen los aspectos que se deben tener en cuenta para el aseguramiento, conservación y entrega de los archivos durante el proceso de escisión de las entidades. Metodológicamente éstas responden a la conformación de los archivos desde la perspectiva del ciclo vital de los documentos (artículo 23 de la Ley General de Archivos) y al tratamiento específico que se deberá dar a cada uno de ellos durante el proceso: archivo de gestión, archivo central y los eventuales archivos históricos.
Los criterios aquí consignados se deberán aplicar de un modo flexible y proporcionado a la situación real de los archivos así como a las particularidades propias de cada entidad, sin perder de vista la responsabilidad que les compete a los funcionarios públicos en relación con el manejo de los archivos, así:
Tomando en consideración que la Ley 594 de 2000, en el artículo 24, estableció la obligatoriedad, para todas las entidades del Estado, de elaborar e implementar las Tablas de Retención Documental, como un instrumento metodológico fundamental para la gestión documental, las entidades comprendidas en la Ley 1444 de 2011, deben seguir las siguientes directrices:
Los documentos producidos por las entidades en proceso de escisión que se conservan en el archivo central como resultado de las transferencias de todas las dependencias en aplicación de las TRD, incluidos los que fueron transferidos durante el proceso de escisión, entrarán a formar parte de los fondos documentales de las entidades que se reorganizan, en aplicación del principio de procedencia.
De otra parte, en el caso en que en el archivo central existan fondos acumulados, las entidades que se reorganizan deberán elaborar planes de emergencia para su organización y valoración bajo las directrices señaladas en el Acuerdo 02 de 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.
Los fondos, secciones o series documentales que se custodian en el archivo central de las entidades en proceso de escisión, como resultado de la recepción de documentos de entidades que las precedieron (antecesoras) o de entidades liquidadas, serán objeto de entrega a las entidades de nueva creación, cuando estén vinculados con obligaciones derivadas del cumplimiento de funciones a cargo de las dependencias que fueron escindidas. La entrega se realizará en las condiciones señaladas con anterioridad, en este documento.
Los documentos con valor histórico correspondientes a los Ministerios, Departamentos Administrativos y Superintendencias deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación de conformidad con el Acuerdo 08 de 18 de octubre de 1995 “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, ordenada por el Decreto 1382 de 1995” y el Decreto 998 de 1997 “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación ordenada por el Decreto 1382 de 1985”.
Agradecemos la atención a estas indicaciones en aras de procurar un verdadero cambio en la función administrativa del Estado.
Cordialmente,
CARLOS A. ZAPATA CARDENAS
Director General
Elaboró: Martha Lucía Sánchez – GNP
Proyectó: Martha Lucía Sánchez – David Felipe Álvarez Amézquita GNP
Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas -GNP, Marcela Camacho- DGE
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