CIRCULAR EXTERNA No. 003
(200)
(Octubre 4 de 2011)
PARA: ORGANISMOS DEL ORDEN NACIONAL, PRESIDENCIA DE LA
REPUBLICA, VICEPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, MINISTERIOS,
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, SUPERINTENDENCIAS Y
ENTIDADES TERRITORIALES.
Asunto: OBLIGACIÓN DE TRANSFERIR A LOS ARCHIVOS GENERALES LOS
DOCUMENTOS DE VALOR SECUNDARIO.
El Gobierno Nacional mediante el Decreto 1382 de 1995, el Decreto 998 de 1997 y el Decreto 4124 de 2004 reglamentó la obligación de los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal de transferir los documentos con valor secundario (para conservación total) que de acuerdo con la tabla de retención documental, la tabla de valoración documental y el plan de transferencias documentales deban realizar los organismos principales de la administración en el correspondiente ente territorial y de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas y vinculadas a dichos organismos.
De igual forma, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los documentos con valor permanente deberá incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda.
En cumplimiento de dichas disposiciones, el Archivo General de la Nación se permite recordar que la documentación histórica o de conservación total, que de acuerdo con las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental, deben ser transferidas a Archivos Generales de los entes territoriales o al Archivo General de la Nación no pueden ser entregadas a terceros mediante la contratación de servicios de custodia, por cuanto es responsabilidad de la administración, en cabeza de los secretarios generales, proteger el patrimonio documental del país, lo cual incluye su transferencia a los Archivos Generales de que trata el artículo 3º del Decreto 4124 de 2004.
La anterior precisión se hace atendiendo a la atribución legal exclusiva que tienen los archivos generales de los entes territoriales y el Archivo General de la Nación de recibir las transferencias secundarias de las entidades públicas bajo su respectiva jurisdicción territorial, así como la responsabilidad de los alcaldes y gobernadores de asignar los recursos necesarios para el funcionamiento de los Archivo Generales de conformidad con los señalado en la Ley 594 de 2000 y el Decreto citado.
Se exceptúan de lo anterior, tal como lo señala el parágrafo 2º del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, los archivos históricos cuya administración podrá ser contratada con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, acotando que la entidad pública mantiene la responsabilidad legal por la protección de su patrimonio documental y el del país.
El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la Ley.
Cordialmente,
CARLOS A. ZAPATA CARDENAS
Director General
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