CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2020

CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2020

PARA: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES, LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS, ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERÉS PÚBLICO, LOS DEMÁS ORGANISMO REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000 Y ORGANIZACIONES DE LA SOCIEDAD CIVIL.

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMNENTACIÓN DEL REGISTRO ESPECIAL DE ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA-READH.

A partir del artículo 144 de la Ley 1448 de 2011, “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”, el Estado Colombiano dispuso el diseño, creación e implementación de un Programa de Derechos Humanos y Memoria de los archivos sobre violaciones a los Derechos Humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.

En la reglamentación parcial de la referida norma, a través del numeral 3 del artículo 189 del Decreto 4800 de 2011—complicado en el artículo 2.2.7.6.20 del Decreto 1084 de 2015-, se crea el Registro especial de archivos de memoria histórica como uno de los componentes del Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica, especificándose que:

“El Centro de Memoria Histórica en articulación con el Archivo General de la Nación, creará e implementará un registro especial de archivos del Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica integrado al Registro de Bienes de Interés Cultural al que se refiere la Ley 1185 de 2008.En este registro deberán incluirse las personas naturales y jurídicas de derecho público y privado que se encuentren en posesión de archivos de interés para el cumplimiento del deber de memoria.

La inclusión en el registro no implica la declaratoria como bien de interés cultural de tales archivos. El registro especial de archivos del programa deberá clasificar si tales archivos han sido declarados bien de interés cultural de conformidad con la legislación aplicables”.

Por otra parte, la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la información Pública Nacional”, promueve y regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para su ejercicio y garantía, así como las excepciones a la publicidad de información. Los artículos 4, 13 y 23 de la referida Ley, establecen el derecho a conocer la existencia de la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados, salvo excepción legal o constitucional, otorgando al Ministerio Público el mandato legal de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la misma.

De este modo, la Procuraduría General de la Nación, en ejercicio de su función preventiva y de control al cumplimiento de la ley 1712 de 2014 expidió la Directiva No. 026 de 25 de agosto de 2020, referida, de una manera general, al derecho a conocer la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados por la Ley. Para esto, de un modo más concreto, dispuso de un “sistema de información que permita el registro, seguimiento, monitoreo y generación del índice de Trasparencia y Acceso a la información-ITA, el cual automatiza la captura de la información de la “Matriz de cumplimento normativo de la Ley de 1712 de 2014”, a través de un formulario de autodiagnóstico.

El mencionado sistema de captura de la información requiere que todos los sujetos responsables del cumplimiento de las obligaciones de trasparencia previstas en la ley 1712 de 2014, ingresen, se registren y diligencien el formulario de autodiagnóstico , que permite determinar el grado de cumplimiento normativo de sus obligaciones, así como calcular automáticamente el índice de Trasparencia y Acceso a la Información (ITA), LO CUAL hace parte integral de las normas y disipaciones que por su interrelación son aplicables al Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica (READH).

De conformidad con las anteriores disposiciones normativas, las entidades deber tener en cuenta lo siguiente:

A. Se crea el Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica (READH)- dada su naturaleza y alcance como medida de satisfacción de los derechos de las víctimas y el cumplimiento del deber de Memoria del Estado-, como una herramienta técnica administrativa que permite la identificación, localización, caracterización e inscripción, para reconocer y divulgar la información, documentos y archivos de graves violaciones a los Derechos Humanos, Memoria Histórica y conflicto armado, presentadas en el territorio nacional.

B. El READH, de conformidad con lo planteado en el numeral 3 del artículo 2.2.7.6.20 del Decreto 1084 de 2015, es objeto de implementación por las personas naturales y jurídicas de derecho público y privado que se encuentren en posesión de archivos de interés para el cumplimiento del deber de memoria.

C. En el READH se recoge toda la información de interés sobre los fondos documentales existentes en las organizaciones y entidades previamente identificadas, En este ejercicio se recolecta información sobre la historia institucional, inventarios documentales, series y subseries, condiciones de accesos y estado de conservación de la documentación.

D. En armonía con lo mencionado, dando alcance al numeral 4 del artículo 2.2.7.6.20 del Decreto 1084 de 2015. El Archivo General de la Nación (AGN) y el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) expidieron-mediante Resolución No. 031 del 06 de febrero de 2017- el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, el cual define su implementación para las entidades obligadas al cumplimiento se la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y que por tanto incluye a las entidades e instancias que conforman el Sistema Nacional de Atención y reparación Integral a las Víctimas (SNARIV), y a su vez, en lo relativo al READH describe la prioridad de su aplicación como parte integral de las medidas de protección allí concebidas.

E. El desarrollo de READH debe apoyarse en la estructura e instancias del Sistema Nacional del Archivo General de la Nación (AGN) y el SNARIV, a través de los Consejos Departamentales, Distritales o instancias descentralizadas de ejecución y articulación en materia de política archivística , así como en el marco de los avances de la Política de Atención, Asistencia y Reparación Integral a las Víctimas del conflicto armado interno, para adelantar jornadas de fortalecimiento, uso y apropiación social sobre el conocimiento de la metodología de ejecución del READH y la aplicación de los instrumentos normalizados de recolección de información.

F. La implementación de READH debe articularse con los sistemas, instrumentos o herramientas adoptadas en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y sus disposiciones reglamentarias.

G. En la implementación del READH y en cumplimiento de los dispuesto por las leyes 594 de 2000,1448 de 2011 y 1581 de 2012, y demás normas concordantes, se respetan los deberes de salvaguardar y protección de información sensible, confidencial o reservada que, por sus funciones, las entidades recauden.

En virtud de lo expuesto, y teniendo en cuenta que los artículos 113 y 209 de la Constitución Política, así como el artículo 6 de la Ley 489 de 1998 señalan la obligación de los órganos del Estado y las autoridades administrativas de colaborar armónicamente para el logro de sus fines, y reconociendo los deberes de la persona y el ciudadano, especialmente los consagrados en los numerales 4, 5 y 6 del artículo 95 constitucional, el Archivo General de la Nación (AGN) y en Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH),según sus competencias, exhortan a las entidades obligadas por la Ley 594 de 2000, a organizaciones de la sociedad civil, a personas naturales y familias, a las víctimas del conflicto armado y en general de todos aquellos que sean destinatarios de la normatividad expuesta y que tengan interés en el objeto de la presente circular, a seguir los lineamientos para la implementación del Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos y Memoria Histórica -READH que a continuación se relacionan:

1. Continuar con la implementación del Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno (Resolución No. 031 de 06 de febrero de 2017).

2. Llevar a cabo la implementación del READH teniendo en cuenta la organización del Estado y su gobernanza por sectores, en su orden nacional, departamental y municipal. Con un enfoque regional y territorial que focaliza los municipios afectados por el conflicto. Para esto, deben solicitar al Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH)la inscripción en el READH, sin perjuicio de su autonomía y responsabilidades de conformidad con el marco legal vigente, especialmente en materia de gestión documental.

3. La solicitud a la que se refiere el numeral anterior se hará mediante comunicación oficial dirigida al Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH), Dirección Técnica de Archivo de los Derechos Humanos, la cual se recibirá a través de los medios físicos y/o electrónicos habilitados por la entidad, que corresponden a la ventanilla única de radicación en las instalaciones del Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) y los correos electrónicos: radicacion@cnmh.gov.co o readh@cnmh.gov.co.

4. Las entidades públicas y privadas con funciones públicas obligadas a la Ley 594 de 2000, deberán formular e implementar un plan de trabajo interno para la inscripción del READH con el acompañamiento del Archivo General de la Nación (AGN) y el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH).

5. Para el caso de organizaciones, personas jurídicas privadas, personas naturales, familias y en general la sociedad civil interesadas en la inscripción o actualización del READH, con el acompañamiento del Archivo General de la Nación (AGN) y en el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH), podrán acudir a las coordinaciones previstas mediante los mecanismo propios de participación de las víctimas, desarrollados por la Política Pública de Atención a las Víctimas (Subcomité de Medidas de Satisfacción, Mesas de Victimas, etc.) en el orden nacional y territorial, con el objetivo de proyectar jornadas de fortalecimiento institucional, apropiación social y el correspondiente READH, Así mismo, los ya mencionados, de acuerdo con su autonomía, pueden presentar solicitud individual en la forma indicada en el numeral 3.

6. Atendiendo a la disponibilidad de talento humano recursos físicos, las entidades, organizaciones y personas promoverán la creación y puesta en marcha de grupos internos de trabajo para avanzar en la implementación de acciones frente al READH y su interacción con el Protocolo.

7. El levantamiento de información y divulgación del READH acatará estrictamente lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y su reglamentación, así como las directrices expedidas por entidades competentes y por la Procuraduría General de la Nación, en lo que tiene que ver con contribución al índice de Trasparencia y Acceso a la Información-ITA.

Es de precisar que los tiempos de implementación del READH son de carácter inmediato y desde la misma expedición de la Ley de Victimas 1448 de 2011 y hasta el 7 de agosto de 2030, fecha de su prorroga.

Cordialmente,

ENRIQUE SERRANO LÓPEZ

DIRECTOR GENERAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

RUBÉN DARIO ACEVEDO CARMONA

DIRECTOR GENERAL

CENTRO NACIONAL DE MEMORIA HISÓRICA