CIRCULAR EXTERNA No.002
6 MAR. 2012
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Febrero de 2012
PARA: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS REGULADAS POR LA LEY 594 DE 2000.
Asunto: ADQUISICIÓN DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El Archivo General de la Nación (AGN), de acuerdo con los compromisos adquiridos en el año 2010 con el Comité Intersectorial de Políticas y Gestión de Información para la Administración Pública (COINFO}, ha venido acompañando el proceso que adelanta la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios para la reingeniería del sistema Orfeo. Es así como en las reuniones técnicas adelantadas con este propósito, el AGN ha expresado la necesidad de que Orfeo se ajuste tanto a la norma ISO 15489 como al Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Moreq), de forma que asegure la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida, las condiciones de seguridad de la información, la preservación y acceso a los documentos y la interoperabilidad con los sistemas de información existentes o futuros.
Comoquiera que la reingeniería de este Sistema está aún en proceso, y teniendo en cuenta la importancia que para el sector público tiene la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías de la información, el Archivo General de la Nación se permite hacer las siguientes recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, incluyendo el sistema Orfeo o cualquier otro sistema propio o comercial, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 de 2000 ó Ley General de Archivos:
Las anteriores recomendaciones se entenderán como lineamientos generales y por lo tanto, las diferentes entidades públicas podrán adoptar otros estándares internacionales, siempre que cumplan con la normatividad expedida por el AGN.
Finalmente, el Archivo General de la Nación continuará brindando la asistencia técnica necesaria para validar los proyectos de tecnología en los que se involucren componentes de gestión documental, de conformidad con las directrices formuladas en su momento por COINFO.
Cordialmente,
CARLOS A. ZAPATA CÁRDENAS
Director General
Revisó: Clara Inés Casilimas Rojas – Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística
Archivado en: Serie de la Dirección General.