CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2017

CIRCULAR EXTERNA No 001

Código: 330

DE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN

PARA:                   TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES, LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS, ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERÉS PÚBLICO Y LOS DEMÁS ORGANISMOS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.

Asunto:               Suspensión temporal de la eliminación de documentos identificados como de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario, planeación de la gestión documental y actualización de los instrumentos archivísticos.

El Estado Colombiano mediante la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”, contempló algunas acciones en materia de archivos y memoria histórica que buscan la identificación, acopio, protección y custodia de aquella información que documente o dé cuenta de las graves violaciones a los Derechos humanos y las Infracciones al Derecho internacional Humanitario, de las que trata el artículo 3º de la citad Ley.

El artículo 143 de la Ley 1448 de 2011, establece el Deber de Memoria del Estado, como una serie de garantías para que la sociedad en general, pueda realizar ejercicios de reconstrucción de memoria como parte de la realización del derecho a conocer la verdad. Así mismo, el artículo 144 determina que el Centro Nacional de Memoria Histórica – CNMH: “diseñará, creará e implementará un Programa de Derechos Humanos y Memoria Histórica, el cual tendrá como principales funciones las de acopio, preservación y custodia de los materiales que recoja o de manera voluntaria sean entregados por personas naturales o jurídicas, que se refieran o documenten todos los temas relacionados con las violaciones contempladas en el artículo 3º de la presente Ley, así como con la respuesta estatal ante tales violaciones.”

De otra parte, el artículo 189, numeral 4º del Decreto 4800 de 2011 Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras disposiciones, ordena al CNMH en articulación con el Archivo General de la Nación – AGN, la creación e implementación de un: “(…) protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones de Derechos Humanos e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario ocurridas con ocasión del conflicto armado interno de las que trata la Ley 1448 de 2011 que será de obligatoria adopción y cumplimiento por parte de las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a Víctimas, la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000”.

Dando cumplimiento a la citada obligación, el 6 de febrero de 2017 el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado -AGN- y el Centro Nacional de Memoria Histórica -CNMH- expidieron, mediante resolución 031/17, el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno.

Con miras a determinar qué debe entenderse por documentos y archivos de derechos humanos, qué criterios deben tenerse en cuenta para su identificación y de enfatizar su excepcionalidad, el artículo 2.8.5.4. 7 del Decreto 1080 de 2015, establece que los

“archivos de derechos humanos corresponden a documentos que, en sentido amplio, se refieren a violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario. Los archivos de derechos humanos deben ser objeto de las medidas de preservación, protección y acceso definidas en el marco internacional de los derechos humanos, la jurisprudencia, la legislación interna, y en particular, el inciso final del artículo 21 de la Ley 1712 de 2014”.1

Enseguida, el numeral 1 º del mencionado artículo, da al AGN la potestad de impartir instrucciones para identificarlos, tratándose de “documentos producidos por entidades del Estado con funciones legales en torno a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario”. 2

Del mismo modo, el Protocolo, formula una definición complementaria de Archivos de Derechos Humanos, Memoria Histórica y Conflicto Armado, que tiene como eje central la protección de los derechos de las víctimas y la elaboración de las memorias del conflicto, a la vez que los delimitan al conflicto armado interno:

“Los archivos de derechos humanos de memoria histórica y conflicto armado, comprenden las Agrupaciones documentales de diversas fechas y soportes materiales, reunidas o preservadas por personas, entidades públicas y privadas, del orden nacional e internacional, cuyos documentos testimonian y contribuyen a caracterizar las graves violaciones de los Derechos Humanos, las infracciones al Derecho Internacional Humanitario y hechos relativos al conflicto armado, así como sus contextos … “.3

(ver nota al pie-1)

Teniendo en cuenta que es obligación de las entidades del Estado cumplir con el deber constitucional de la debida gestión de archivos, mediante la observancia de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y de la normatividad archivística derivada de ella, en especial aquellas que posean, custodien o produzcan información relacionada con DDHH y/o DIH, se hace indispensable que como garantes de la protección, custodia, control, preservación, acceso y transferencia -cuando el sistema jurídico lo autorice- tomen las medidas necesarias para impedir la sustracción, destrucción, alteración, ocultamiento o falsificación, con el propósito de evitar la impunidad, proteger los derechos y facilitar la consulta por las víctimas, sus familiares, quienes se encuentren legitimados y la sociedad en general para el ejercicio de sus derechos.

Para los fines pertinentes, el AGN enfatiza la obligatoriedad de dar cumplimiento de manera integral a lo señalado en el Protocolo y destaca las disposiciones contenidas en su numeral 7.2:

1. En tanto se identifican los archivos de Derechos Humanos, memoria histórica y conflicto armado, las entidades deberán suspender de manera temporal la eliminación de documentos, series documentales e intensificar las medidas para prevenir la destrucción de documentos garantizando su protección y preservación.

2.En caso de que un funcionario tenga conocimiento de situaciones o personas, que pongan documentos y archivos en riesgo de destrucción, sustracción, alteración o falsificación, informará el hecho a la mayor brevedad a sus superiores o supervisores quienes deberán dejar constancia por escrito, implementar las medidas que conduzcan a su protección y darán aviso inmediato a las autoridades competentes.

3. Se deben priorizar en las actividades de planeación relacionadas con la Gestión Documental de las entidades, la identificación y gestión adecuada de los documentos y archivos de DDHH y DIH, garantizando el cumplimiento de la normatividad archivística vigente y las medidas del Protocolo.

4. Se deben actualizar los instrumentos archivísticos de acuerdo con la identificación de documentos y archivos de DDHH y DIH, en consonancia con el Acuerdo 004 de 2015 del AGN y el Protocolo.

Cordial saludo,

ARMANDO MARTINEZ GARNICA

Director General

Anexos: N/A

Proyecto: Laura Sánchez Alvarado, Leonardo Pedreros Quiroga – Grupo de Archivos Étnicos y Derechos Humanos

Reviso: Clara Inés Beltrán Herrera Subdirectora, Sistema Nacional de Archivos

María Clara Mojica, Jefe Oficina Asesora Jurídica

Archivado en: Serie de la Dirección General

1 Articulo 2.8.5.4.7. Documentos y Archivos de Derechos Humanos. (…)

2 Artículo 2.8.5.4.7. Documentos y Archivos de Derechos Humanos. (…) Para la identificación de los documentos de derechos humanos, se tendrán en cuenta, entre otros:(…)

3 Archivo General de la Nación. Centro Nacional de Memoria Histórica. Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno. Bogotá. Febrero de

2017. Págs. 21-22