CIRCULAR EXTERNA No. 001
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FECHA: Bogotá, Febrero 20 de 2015
DESTINATARIOS: TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS Y LOS DEMÁS ORGANISMOS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.
ASUNTO: ALCANCE DE LA EXPRESIÓN: “CUALQUIER MEDIO TÉCNICO QUE GARANTICE SU REPRODUCCIÓN EXACTA”.
Diversas normas en el ordenamiento jurídico colombiano, permiten el uso de tecnología para la administración de la información y la documentación, omitiendo el cumplimiento de requisitos archivísticos, en textos como los siguientes: cualquier medio técnico adecuado, cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Para dar alcance a las normas que incorporan en su texto, expresiones similares a las indicadas, y con el objeto de propender por la preservación de la información, de los documentos, de su valor probatorio e histórico, el Archivo General de la Nación, como responsable de formular la política archivística del Estado, y facultado por la Ley 80 de 1989, artículo 2, numeral b), para garantizar la conservación y preservación del Patrimonio documental de la Nación, evidencia la necesidad de expedir directrices que se deben aplicar al momento de realizar procesos que impliquen el uso de nuevas tecnologías para la administración de la información.
Es importante advertir que, el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones implica el acceso, uso, disponibilidad, conservación y preservación y la disposición final de la información, garantizando su autenticidad, veracidad, integridad, confiabilidad, en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.
Para el debido manejo de los documentos y archivos públicos, en cualquier momento del ciclo vital de los documentos, de conformidad con el Programa de Gestión Documental, los entes obligados al cumplimiento de la Ley General de Archivos, pueden contemplar el uso de nuevas tecnologías, observando los principios y procesos archivísticos, de conformidad con lo ordenado en los artículos 19, 21, 46 a 49 de la Ley 594 de 2000, y demás normatividad expedida por el Archivo General de la Nación para su cumplimiento, en ejercicio de las facultades otorgadas en el artículo 34 de la misma Ley, el artículo 2 de la Ley 80 de 1989, en concordancia con los artículos 5 a 13 de la Ley 527 de 1999.
En consecuencia, cuando se implementen procesos tecnológicos para administrar la información, o las entidades deseen utilizarlos en cumplimiento de otras normas legales, en los cuales se utilicen las expresiones: cualquier medio técnico adecuado, cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, o expresiones similares, deberá darse cumplimiento a las siguientes recomendaciones:
Para permitir:
III. DISPOSICIÓN FINAL:
Igual procedimiento aplicará para medios técnicos cuya información no puede ser consultada debido a problemas de obsolescencia tecnológica, daño irreversible sobre el medio o la información, carencia de los medios informáticos (software) para consultar o procesar la información o ausencia de valor histórico del contenido.
Las anteriores recomendaciones son lineamientos generales que las Entidades obligadas al cumplimiento de la Ley 594 de 2000 deben acatar, para conservar y preservar la información, para lo cual podrán adoptar estándares internacionales, siempre que los mismos cumplan con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.
Adviértase a los sujetos obligados al cumplimiento de la Ley 594 de 2000, que la información de la Administración Pública es producto y propiedad del Estado, quién ejercerá el pleno control de los mismos, según lo ordena el artículo 14 de la citada Ley. Así mismo resáltese que la información pública nacional, en posesión o custodia del sujeto obligado, según la Ley Estatutaria 1712 de 2014, artículo 2 y 5, es pública y no podrá ser limitada o reservada sino de conformidad con lo establecido en la Constitución, la Ley o lo establecido en la referenciada Ley.
En consecuencia, las obligaciones y responsabilidades asignadas a los sujetos obligados del cumplimiento de la Ley 594 de 2000, en la aplicación de principios archivísticos (artículo 4 de la Ley 594 de 2000) y procesos archivísticos, implican deberes para el acceso, uso, disponibilidad, conservación y preservación y la disposición final de la información, que de ser incumplidas, serán sancionadas como lo ordena la Ley 594 de 2000, artículos 35 y 51, en concordancia con lo dispuesto en el Decreto 106 de 2015.
El cumplimiento de los anteriores lineamientos, garantizará lo ordenado en la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, la divulgación proactiva de la información, implementando procesos archivísticos (Artículo 4, segundo inciso).
El Archivo: General de la Nación prestará la asistencia técnica necesaria, con el fin de proteger los documentos y archivos públicos, en cualquier soporte, que conforman el patrimonio documental de la Nación.
Finalmente, resulta imperativo que las entidades públicas que utilizan medios técnicos para conservar información electrónica generada desde su origen en sistemas informáticos apliquen criterios de valoración equivalentes a los utilizados para los documentos de archivo tradicionales, e incluyan dichos criterios en la definición de tiempos de retención específicos para la información electrónica, incluyendo esta categoría de información en las tablas de retención documental.
Cordialmente,
CARLOS A. ZAPATA CARDENAS
Director General
Proyecto: Arturo Daniel López Coba. Abogado Contratista SNA.
Revisó: Natasha Eslava. Subdirectora de Gestión del Patrimonio.
Archivado en: Dirección General. Serie Documental: Circulares.