CIRCULAR EXTERNA No. 001 de 2007
PARA: GOBERNADORES, ALCALDES, PRESIDENTES DE ASAMBLEAS DEPARTAMENTALES Y DE CONCEJOS MUNICIPALES
DE: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y DEMÁS DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS
FECHA: 04 DE SEPTIEMBRE DE 2007
El Director General del Archivo General de la Nación se permite recordar a los Gobernadores, Alcaldes, Presidentes de Asambleas Departamentales, Presidentes de Concejos Municipales y Administración Pública Territorial en general, el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 4124 de 2004 y demás disposiciones que la desarrollan así como los Acuerdos del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación que la reglamentan, especialmente en lo relacionado con la correcta organización, conservación y servicios de los documentos de Archivo que fueron recibidos para el desarrollo de su gestión y que fueron producidos durante su periodo administrativo, ya que ésta es una responsabilidad de la actual administración.
En este mismo sentido, el Archivo General de la Nación considera oportuno reiterar la obligatoriedad que tienen los servidores públicos al momento de la desvinculación de sus funciones titulares, quienes deben entregar los documentos y archivos debidamente inventariados. Así mismo quienes los reciben están obligados a proceder en consecuencia, en concordancia con el Artículo 15 de la Ley 594 de 2000 y bajo los parámetros que establece el Acuerdo AGN 38 de 2002.
Por otra parte y en cumplimiento del Artículo 16 de la Ley 594 de 2000 se responsabiliza a los Secretarios Generales o a los funcionarios de igual o superior jerarquía, sobre el control para el desarrollo y cumplimiento de estos procesos, en el marco de la coordinación de la función archivística de las entidades, para lo cual el Archivo General de la Nación les reitera la voluntad de colaboración para el logro de tales funciones y la disponibilidad de instrumentos conceptuales, parámetros metodológicos y técnicos, y las indicaciones normativas que les conminan a asegurar la debida atención a los archivos.
De otra parte se reitera a los Consejos Departamentales de Archivos y a los Consejos Municipales de Archivos su función de vigilancia e inspección para que se dé cumplimiento a los mencionados procesos archivísticos. Tales actividades serán verificadas por los entes de control correspondientes quienes adelantarán las investigaciones a que haya lugar conforme lo define la Ley General de Archivos, mencionada.
Atentamente,
LÁZARO R. MEJÍA ARANGO
Director General
