CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2006

MINISTERIO DE CULTURA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

CIRCULAR EXTERNA No. 001 24 agosto 2006

ASUNTO:            LINEAMIENTOS DE TRABAJO PARA LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS

PARA:                  CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVOS

DE:                        DIRECTOR GENERAL – ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En desarrollo y cumplimiento de la Ley General de Archivos, 594/2000 y en especial del Decreto 4124 de 2004, el Archivo General de la Nación se permite indicar algunos lineamientos para el desarrollo de los Consejos Territoriales de Archivos, en especial los siguientes:

1. En atención al literal k. del Art. 6° del Decreto 4124 de 2004. Los Consejos Municipales de Archivos deben enviar a los respectivos Consejos Departamentales de Archivos los informes semestrales de las acciones adelantadas en materia archivística a más tardar la segunda semana de julio y la segunda de diciembre de cada año.

2. A su vez los Consejos Departamentales de Archivos deben enviar al Archivo General de la Nación los informes semestrales acompañados de una copia del plan de acción a más tardar la última semana de julio y la segunda de enero de cada año. Dicho informe debe contener una relación detallada de las actividades y metas alcanzadas de acuerdo con el plan de acción establecido.

3. El Archivo General de la Nación en cumplimiento del parágrafo del Art. 18 de la Ley 594/2000, destina cupos para los miembros de los Consejos Departamentales de Archivos en los diversos eventos de capacitación anuales, los cuales se adjudican por la Dirección General tomando en cuenta la solicitud motivada y la disponibilidad de cupo. Los Consejos Departamentales de Archivos están llamados a promover dichas oportunidades y a rotar entre los miembros su aprovechamiento.

4. 4. Los Consejos Departamentales de Archivos que hasta el 9 de diciembre de 2005, hayan recibido Tablas de Retención Documental de entidades del Orden Municipal de su respectivo Ente Territorial y que no hayan sido evaluadas o aprobadas, deben devolverlas de manera inmediata al respectivo Municipio para que en el seno del Consejo Municipal de Archivos se realice dicha tarea. Las mismas deben ser entregadas con un pre-concepto sobre el trabajo de evaluación realizado con el objetivo que sirva de derrotero al Consejo Municipal de Archivos.

5. Los Consejos Territoriales de Archivos continúan con la obligación de ejercer la función de Inspección y Vigilancia en los términos del Art. 32. de la Ley General de Archivos. Así mismo, seguirán ejerciendo las funciones establecidas en el Artículo 6°. del Decreto 4124 de 2004, para lo cual deben elaborar un plan de acción y cronograma de trabajo anual.
6. Sin perjuicio de lo establecido en el punto 5 de la presente Circular, El Archivo General de la Nación de oficio o por solicitud motivada, seguirá realizando las visitas de inspección y vigilancia en concertación con el respectivo Consejo Departamental de Archivos.

LÁZARO MEJÍA ARANGO

Director General