CIRCULAR EXTERNA 0002 DE 2010

CIRCULAR EXTERNA No. 0002

200

Junio 11 de 2010

PARA:                   GOBERNACIONES, ALCALDÍAS DE DISTRITOS Y MUNICIPIOS

Asunto:               Actualización de información – Cumplimiento de la Ley 594 de 2000.

El Archivo General de la Nación, con el fin de consolidar y actualizar la información relacionada con el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, así como la Circular 035 de 2009 expedida por la Procuraduría General de la Nación en las entidades territoriales y descentralizadas de dichos niveles territoriales, solicita mediante esta comunicación a los Consejos Municipales de Archivos remitir la siguiente información al respectivo Consejo Departamental de Archivos antes del 25 de junio de 201 O, a fin de que se incluya en el informe semestral que dichos órganos deberán remitir al AGN para el 09 de julio del presente año 1:

REQUISITOS DEL INFORME DE LOS CONSEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES

1. Acto administrativo de Conformación de los Consejos Territoriales de Archivos:

• Los Consejos Distritales y Municipales de Archivos deberán enviar copia del Acto Administrativo de Creación del CTA y de sus modificaciones (No será necesario allegar copia para quienes enviaron copia oportunamente al COA)
• Datos de contacto actualizado de los respectivos Consejos Municipales y/o Distritales de Archivos.
• Reglamento interno del respectivo CTA

2. Acto administrativo de Conformación de los respectivos Comités Evaluadores de Documentos (si ya está contemplado en el acto administrativo anterior no será necesario remitir doble copia, solamente hacer referencia al mismo).

3. Relación detallada de las TRD y TVD de las Alcaldías Distritales y Municipales, entidades descentralizadas, recibidas para evaluación y cuáles fueron aprobadas. Así mismo será necesario que los Consejos Distritales y Municipales remitan copia de los actos administrativos mediante los cuales se aprobaron las TRD e informar si actualmente se aplican, igualmente a cuál de ellas les han realizado Visitas de Inspección. (Se adjunta a esta comunicación el modelo de Tabla de recopilación de la información relacionada con este punto, para ser diligenciada por cada CT A- también podrá solicitarse al correo electrónico giv@archivogeneral.gov.co, en formato digital).

4. Actos administrativos de creación de los correspondientes Archivos Generales. Cada Distrito y Municipio deberá reportar la información respectiva para lo cual anexarán copia del Acto Administrativo de su creación. (No será necesario para quienes ya enviaron copia al COA y no han realizado modificación alguna).

(ver nota al pie)

5. Actos administrativos de Conformación de Comités de Archivo de las entidades de su territorio. Con relación a las entidades descentralizadas de su territorio deberán informar en la tabla que se adjunta, la información concerniente (No será necesario enviar la copia, para quienes ya han informado al CDA).

REQUISITOS DEL INFORME DE LOS CONSEJOS DEPARTAMENTALES DE ARCHIVOS

Para llevar a cabo la actualización de datos, será necesario que los Secretarios de los CDA, recopilen la información y envíen la relación de cada municipio con sus correspondientes actos administrativos y sustentos (deberán remitir copia de la tabla “ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES” que haya presentado cada Consejo Municipal de Archivos y presentar el del respectivo Consejo Departamental).

De igual modo, deberán reportar los avances en el cumplimiento de las demás funciones establecidas en el Artículo 6 del Decreto 4 124 de 2004 a saber:

• Programas y proyectos realizados por los archivos de su jurisdicción que hayan recibido apoyo.
• Acciones de formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo (Listado detallado de capacitaciones brindadas con temas y participantes)
• Actividades de Asistencia técnica a los archivos y consejos territoriales del territorio

Así mismo, deberán incluir si su respectiva Gobernación cuenta con el acto administrativo de adopción de las TRD, si han realizado actualizaciones a las mismas y el grado de aplicación a la fecha.

Es necesario que se incluya un listado de aquellas entidades descentralizadas y municipios que hasta el momento no estén dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000, o a las solicitudes que haya realizado el Consejo Departamental de Archivos en materia del cumplimiento de la misma.

Es de suma importancia que el AGN cuente con los informes de los 32 departamentos para la fecha mencionada.

Cordialmente,

ARMANDO ENTRALGO MERCHÁN

Director General

Proyecto Natacha Eslava – GIV

Reviso     María Elvira Zea – GSN

                 Nelson Favier Pulido – SNA

Archivado en 200.01.01 – Circulares Externas

1 Aunque la Circular Extema 01 de 2006, determinó las fechas de entrega, debido a la realización de la XII Reunión de Consejos Territoriales, se solicita enviar el informe anticipado.