CIRCULAR 2 DE 1997

CIRCULAR N° 2 DE 1997

PARA:                                   LAS ENTIDADES PUBLICAS

DE:                                         DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

ASUNTO:                            Parametros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

ASPECTOS GENERALES

El Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta la necesidad de asegurar que las entidades públicas tomen las decisiones acertadas cuando pretendan implementar nuevas tecnologías para la producción, organización, conservación, reprografía, recuperación almacenamiento y manejo de sus archivos, ha establecido los siguientes parámetros que garanticen a aquellas la adecuada administración de su documentación en cualquiera de sus fases.

En concordancia con las normas vigentes y los parámetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, las Entidades Estatales podrán incorporar tecnologías de punta en la administración de sus archivos, pudiendo utilizar cualquier soporte documental, por medio técnico, electrónico óptico, informático, o telemático para el cumplimiento de sus funciones, siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:

• Organización archivística previa de los documentos.

• Las Entidades deberán efectuar los estudios técnicos necesarios para la adecuada decisión, lo que implicará tener en cuenta aspectos como la conservación física, ambiental y operacional de los nuevos soportes.

• Las Entidades deberán justificar el uso e implementación de nuevas tecnologías de acuerdo a las necesidades y fines propias de cada una.

• Los documentos emitidos o reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad, inalterabilidad, perpetuidad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

• Los documentos originales que posean valores de carácter histórico, según lo registre la correspondiente tabla de retención, no podrán ser destruidos aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio técnico, electrónico, óptico, informático, o telemático.

La actuación administrativa que se desarrolle a partir de soportes de tecnología de punta, garantizará la conservación, operatividad, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema de información

El reglamento de archivos de cada entidad regulará el acceso y el uso de los medios electrónicos.

Sin otro particular,

JORGE PALACIOS PRECIADO

Director