CIRCULAR No. 01
PARA: ALCALDES MUNICIPALES
DE: DIRECTOR ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ASUNTO: CREACIÓN Y DESARROLLO DEL ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO
FECHA: Mayo 19 de 1998
Teniendo en cuenta la Constitución Nacional, la Ley 4 de 1913, la Ley 200 de 1995 y la Ley 190 del mismo año es obligación de los municipios establecer el Archivo Municipal que sirva de fuente de información para la administración local y facilite la participación ciudadana en los asuntos públicos, mediante la consulta de los documentos que lo integran de una parte y de otra, para conservar el patrimonio documental como parte fundamental del patrimonio cultural del País.
El Archivo General de la Nación, establecimiento público adscrito al Ministerio del Interior, expidió el Reglamento General de Archivos en cumplimiento de la Ley 80 de 1989 en el cual se señalan los parámetros para la gestión y conservación de los archivos, normas que son de obligatorio cumplimiento para todas las entidades públicas del País.
Esta Institución desea recordar la obligación que tiene la administración pública de garantizar el adecuado manejo de la documentación y los archivos. Dado que todas las decisiones administrativas quedan registradas en documentos que institucionalizan la actuación administrativa, estos resultan fundamentales para la toma de decisiones y el trámite de los asuntos públicos.
Por lo anterior nos permitimos solicitar al señor Alcalde se sirva tomar las medidas pertinentes, junto con el Concejo Municipal para la creación o consolidación y organización del Archivo siguiendo los lineamientos y sugerencias del Archivo General de la Nación.
Para el efecto pueden dirigirse a esta entidad, que está dispuesta a prestar la asesoría y la cooperación que resulte necesaria.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
JORGE PALACIOS PRECIADO
Director
C.C. Presidente Concejo Municipal
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