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ACUERDO 5 DE 1997


ESTADO DE VIGENCIA
Derogado
por el Acuerdo 037 de 2002
___________________________________________________

ACUERDO No. 5

(Julio 24 de 1997)

“Por el cual se establecen los requisitos mínimos para las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que presten los servicios de organización de archivos, elaboración de tablas de retención y almacenaje o bodegaje de la documentación de las entidades públicas “.

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN EN USO DE SUS FACULTADES LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR EL ARTICULO 2° DE LA LEY 80 DE 1989 Y,

CONSIDERANDO:

Que por mandato de la Ley 80 de 1989, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION le corresponde “fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso del patrimonio documental del país”

Que dentro de las funciones de la Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION., artículo 8 literal c) del Decreto 1777 de /990 está la de: Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención , selección, conservación y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional”.

Que de conformidad con el literal d) del mismo artículo ibídem, esta entidad debe: “Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos … “

Que teniendo en cuenta que las entidades públicas vienen contratando la organización de sus archivos con empresas de derecho privado.

Que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION como ente rector de la política archivística debe señalar las pautas, principios y normas que regularán la actividad archivística de las entidades públicas y propender por la integridad física y el adecuado manejo de la documentación, de manera general y en especial cuando los particulares intervengan en alguno de los procesos de organización o almacenamiento.

Que por todo lo anterior se requiere establecer un mínimo de requisitos para las personas naturales o jurídicas que pretendan prestar los servicios de organización de los archivos, de elaboración de las tablas de retención y el bodegaje documentación de las entidades públicas,

ACUERDA

ARTICULO PRIMERO. – En adelante quienes presten los servicios de organización, elaboración de tablas de retención de la documentación de las entidades públicas sin detrimento de lo establecido por la ley en forma general para las empresas que venden bienes o servicios, deberán reunir los siguientes requisitos mínimos:

ARTÍCULO SEGUNDO: las personas naturales o jurídicas que pretendan prestar los servicios de bodegaje o almacenamiento de documentos públicos deberán observar como mínimo las siguientes condiciones técnico-ambientales.

  1. EDIFICACIÓN:

Ubicación: Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aspectos Estructurales:

Capacidad de almacenamiento:

NOTA: De acuerdo con experiencias obtenidas en nuestro medio se ha establecido que se deben adecuar áreas de aproximadamente 200 mts2 o el equivalente a un volumen de 540 mtrs3.

  1. ALMACENAMIENTO

Estantería

Distribución de Estanterías.

Contenedores

  1. CONDICIONES AMBIENTALES

Material Documental: soporte de papel.

Material Documental: fotografía.

Humedad relativa de 40% a 50%

Humedad relativa de 25% a 35%

Humedad relativa de 40% a 50%

Humedad relativa de 40% a 50%

Discos ópticos:                 Temperatura 16 a 20 oC.

Humedad relativa de 35% a 45%

Humedad relativa de 30% a 40%

 

Ventilación:

Iluminación en depósitos

  1. SEGURIDAD
  1. MANTENIMIENTO

ARTÍCULO TERCERO. – Con el objeto de asegurar el cumplimiento de las condiciones y requisitos que deben cumplir las personas que presten los servicios antes descritos. El ARCHIVO GENERAL DE LA NACION creará un registro nacional de personas prestadoras de servicios sobre archivos y expedirá un certificado que será renovada cada año que servirá de constancia de que reúne los requisitos mínimos para prestar los servicios sobre archivos.

ARTÍCULO CUARTO. – En ningún caso la entidad pública que contrate los servicios antes descritos confirmas o personas privadas, traslada a éstas la responsabilidad y el deber de la adecuada conservación, manejo y acceso de la documentación, por lo cual deberá diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos que entregue en depósitos o sobre los cuales, el particular ejerza cualquier tipo de intervención archivística.

ARTÍCULO QUINTO. – El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.

Dado en Santafé de Bogotá D.C: a los veinticuatro días del mes de julio de 1997.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.

  

MARIA KIMENA LOMBANA VILLALBA

Presidente

JOSE ALBERTO GIRALDO LÓPEZ

Secretario.