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ACUERDO 049 DE 2000


ESTADO DE VIGENCIA
Derogado
por el Acuerdo 001 de 2024
___________________________________________________

 

ACUERDO No. 049

(5 de mayo de 2000)

Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.

 

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación

 

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticar y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la material adopta la Junta Directiva”.

 

Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional”.

 

Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados para sedes de archivos.

 

ACUERDA:

 

ARTICULO 1º: Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

 

ARTICULO 2º: Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

-Ubicación.

 

 

Aspectos Estructurales.

 

 

Capacidad de almacenamiento.

 

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

 

Distribución.

 

ARTICULO 3º: Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos:

 

Estantería:

 

 

Distribución de Estanterías.

 

 

Mobiliario para Obras de gran Formato

 

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación. Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cms. o menos. Cada una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

 

Archivadores verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

 

Mobiliario para documentos en otros formatos.

 

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

 

Contenedores

 

 

Artículo 5o.: Condiciones ambientales y técnicas. Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así:

 

Condiciones Ambientales

Material Documental: Soporte en papel.

 

 

Material documental: Fotografía.

 

–     Blanco y Negro:                    Temperatura 15 a 20 °C.

Humedad relativa de 40% a 50%

 

Humedad relativa de 25% a 35%

 

Humedad relativa de 40% a 50%

 

Humedad relativa de 40% a 50%

 

Humedad relativa de 35% a 45%

 

Humedad relativa de 30% a 40%

 

Ventilación.

 

Filtrado de aire.

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

 

Filtrado de aire.

 

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

 

Iluminación en depósitos.

 

– Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.

– Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

– Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.

– Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.

– Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.

– Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.

– Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

– Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.

– Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

– Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

 

Mantenimiento.

 

– Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.

Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

 

ARTICULO SEXTO: El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.

 

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dado en Santafé de Bogotá a los cinco (5) días del mes de mayo del dos mil (2000).

 

 

BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE     ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO

Presidente                                                           Secretario Técnico