ACUERDO No.011
28 AGO. 2008
“Por el cual se delega en el Director del Archivo General de la Nación, la función de
aprobar las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental”
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En uso de sus facultades legales, en especial las que le otorga la Ley 80 de 1989,
Ley 489 de 1998, y el Acuerdo 017 de febrero de 2001.
CONSIDERANDO:
Que le corresponde. al Archivo General de la Nación fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte el consejo Directivo.
Que. mediante Decreto 1382 de 1995, se ordenó a los Secretarios Generales de los Organismos Nacionales, la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación a fin de que éstas sean sometidas a su consideración estudio.
Que mediante el Acuerdo 06 de 1996 se creó el Comité Evaluador de Documentos y se le asignó entre otras funciones, la de asesorar a la Junta directiva del AGN, ahora Consejo directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999, para la aprobación o improbación de las tablas de Retención Documental que le presenten las Entidades Públicas.
Que las TRD y TVD de los organismos nacionales vienen siendo aprobadas por el Consejo Directivo del AGN, fundamentadas o soportadas en el concepto emitido por el Comité Evaluador de Documentos, sin embargo, y dado lo técnico del tema fue preciso realizar un análisis, teniendo en cuenta el rigor técnico que previamente se requiere y lo dispendioso que resulta para el Consejo aprobar un trámite puramente técnico.
Que con el fin de ser más eficientes y eficaces en l proceso de evaluación y aprobación de las TRD y TVD, se hace necesario una, metodología más ágil para la evaluación de las tablas, y un acompañamiento constante del AGN a las Entidades en la elaboración y corrección de estos instrumentos.
Que se hace necesario facultar al Director General del Archivo General de la Nación quien forma parte del Comité Evaluador de Documentos, para que sea quien expida el acto administrativo de aprobación de las Tablas de Retención Documental y /o Tablas de Valoración Documental de los organismos nacionales presentadas ante el Archivo General de la Nación.
ACUERDA:
ARTÍCULO PRIMERO.- Delegar en el Director General del Archivo General de la Nación, la función de aprobar las Tablas de Retención documental y Tablas de Valoración Documental presentadas al AGN por los Organismos Nacionales, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos.
PARÁGRAFO: El Director del Archivo General de la Nación presentará al Consejo Directivo, un informe ejecutivo mensual, concerniente a la función delegada en el presente Acuerdo.
ARTÍCULO SEGUNDO.- El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C. el 28 AGO 2008
MARTHA ELENA BEDOYA RENDÓN
Presidente
ALVARO ARIAS CRUZ
Secretario
