ACUERDO 003 DE 2013

ACUERDO No. 003

(15 MAR 2013)

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere La Ley 80 de 1989, el Artículo 76, literal d) de la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 2578 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.

Que el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, determina que es obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental.

Que mediante el Decreto 2126 del día 16 de octubre de 2012, el Presidente de la República aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación, y se determinaron las funciones de sus dependencias.

Que el Decreto 2578 de 2012, “por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”, en su artículo 3° estableció entre otras, como instancia de articulación del Sistema Nacional de Archivos a nivel nacional, el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Que el parágrafo del artículo 9° del Decreto 2578 de 2012, establece: “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, podrá evaluar las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de las Gobernaciones y Distritos, de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos, una vez aprobadas por el Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad”.

Que el artículo 16° del Decreto 2578 de 2012, asignó la responsabilidad de aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental al Comité Interno de Archivo de cada entidad y que el artículo 8 de la misma norma asignó a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos la competencia para evaluarlas, emitir concepto sobre su evaluación y solicitar los ajustes que sean necesarios.

Que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental.

Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales.

Que la selección de documentos requiere del apoyo en técnicas precisas, acordes con la naturaleza de los documentos, a efectos de asegurar la calidad y servicios de los archivos en las entidades públicas y privadas con función pública, garantizando el acceso de los ciudadanos a los documentos cuya conservación se haya definido.

Que se hace necesario conformar la instancia que facilite la evaluación de las Tablas de Retención y Valoración Documental aprobadas por el Comité Interno de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de cada entidad, según el caso, y de los procesos de transferencia documental, con miras a salvaguardar el patrimonio documental del país.

Que dentro de las instancias articuladoras del Sistema Nacional de Archivos en el nivel nacional se encuentra el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Que en virtud de las disposiciones del Gobierno Nacional antes aludidas y las obligaciones asignadas al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se hace necesario definir la nueva conformación, funciones y reglamento del Comité Evaluador de Documentos, como el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario y secundario de los documentos, las declaratorias de Bien de Interés Cultural -BIC para bienes archivísticos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos, así como sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las diferentes entidades públicas.

Que en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

ARTICULO 1°. Definición. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente.

ARTÍCULO 2°. Integración. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, estará conformado de la siguiente forma:

1. El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado quien lo presidirá, o en su ausencia el Secretario General.
2. El Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental.
3. El Subdirector del Sistema Nacional de Archivos.
4. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o un abogado de dicha oficina.
5. El Coordinador del Grupo de Valoración Documental y Transferencias Secundarias, quien actuará como secretario técnico del Comité.
6. El Director de Patrimonio del Ministerio de Cultura, o en su ausencia un delegado del grupo de bienes muebles de la misma Dirección.
7. Un representante de los investigadores registrados formalmente ante el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, designado por el Director General.
8. Un historiador designado por la Academia Colombiana de Historia.
9. Un archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas.

PARÁGRAFO PRIMERO. Cambio de representantes ante el Comité Evaluador de Documentos. Los representantes de que tratan los literales g., h., i., del presente artículo, tendrán un periodo de dos (2) años, al final de los cuales se deberán designar nuevos representantes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, se podrá invitar al Jefe de Archivo o al Secretario General o quien haga las veces de éstos de la Entidad productora de los documentos cuya Tabla de Retención Documental – TRD o Tabla de Valoración Documental – TVD, se esté evaluando, así como a los funcionarios o especialistas que considere pertinente, quienes tendrán voz pero no voto.

PARÁGRAFO TERCERO: El representante de los investigadores deberá estar acreditado como tal, en la base de datos que para tal fin establezca la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

PARÁGRAFO CUARTO: El Secretario Técnico es el responsable de llevar las Actas del Comité y garantizar su custodia y protección.

ARTICULO 3°. Funciones. Serán funciones del Comité Evaluador de Documentos, las siguientes:

1. Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y la preparación de lineamientos sobre selección y eliminación de éstos.
2. Emitir concepto a solicitud del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado sobre las consultas relacionadas con los tiempos de conservación de documentos, presentadas por las diferentes entidades públicas, incluyendo las instancias e instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos, cuando no exista normatividad especial que regule los plazos de retención.
3. Sugerir el régimen de acceso y transferencias de los documentos de valor secundario, con base en las tablas de retención documental y tablas de valoración documental aprobadas por cada organismo, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
4. Emitir concepto sobre los valores testimoniales, informativos, culturales, científicos e históricos de los documentos que hacen parte de los archivos de las entidades públicas, que sean sometidos a su consideración por parte de Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
5. Asesorar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en los asuntos relativos a la evaluación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental aprobadas por las entidades públicas en los diferentes niveles territoriales y ramas del poder público.
6. Conceptuar a solicitud del Director General del Archivo General de la Nación, cuando existan controversias entre las entidades públicas y los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, sobre los resultados de la evaluación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, aprobadas por las entidades departamentales, distritales y municipales, a solicitud de las mismas entidades o de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos.
7. Pronunciarse cuando así lo considere sobre las listas de documentos para eliminar, publicadas por las entidades públicas del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
8. Conceptuar a solicitud del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las observaciones y objeciones presentadas por los ciudadanos a las listas de eliminación de documentos publicadas por las diferentes entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
9. Conocer, analizar y recomendar a la Dirección General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, sobre las solicitudes de declaratoria SIC de archivos y documentos, presentadas por los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos, entidades públicas y particulares, de conformidad con la normatividad vigente sobre esta materia.
10. Recomendar al Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, la inclusión en la lista representativa de bienes de interés cultural, de archivos y documentos cuyo valor amerite una eventual declaración como BIC de interés del ámbito nacional.
11. Conceptuar sobre los planes especiales de manejo y protección de los bienes archivísticos del ámbito nacional que conforman el patrimonio documental del país.
12. Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental y recomendar se suspendan las prácticas que atenten contra la preservación y conservación del mismo.
13. Presentar al Consejo Directivo y al Director General informes periódicos de sus actividades.
14. Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo.

ARTICULO 6°. Reuniones. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación se reunirá ordinariamente una vez al mes, y extraordinariamente cuando sea necesario, a solicitud del Director General.

ARTICULO 7°. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y deroga el artículo 18 del Acuerdo 07 de 1994, y los acuerdos 006 de 1996 y 0011 de 2008, y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D C., a los 15 MAR. 2013

Revisó:                       Mauricio Tovar- Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental

William Martínez- Coordinador Grupo de Valoración Documental y Transferencias Secundarias

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