ACUERDO 001 DE 2019

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ACUERDO No. 001

(26 MAR 2019)

“Por el cual se reglamenta el artículo 45 de la Ley 594 de 2000 Adquisición y/o expropiación de archivos privados” y se dictan otras disposiciones

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere La Ley 80 de 1989, el Artículo 76, literal d) de la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000, el Decreto 2126 de 2012, el Decreto 1080 de 2015, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 8 de la Constitución Política de Colombia advierte que es obligación del Estado proteger las riquezas culturales de la Nación.

Que el capítulo ll de la Constitución Política de Colombia, en su artículo 58 consagra:

“Se garantizan la propiedad privada y los demás derechos adquiridos con arreglo a las leyes civiles, los cuales no pueden ser desconocidos ni vulnerados por leyes posteriores. Cuando de la aplicación de una ley expedida por motivos de utilidad pública o interés social, resultaren en conflicto los derechos de los particulares con la necesidad por ella reconocida, el interés privado deberá ceder al interés público o social. La propiedad es una función social que implica obligaciones. Como tal, le es inherente una función ecológica. El Estado protegerá y promoverá las formas asociativas y solidarias de propiedad. Por motivos de utilidad pública o de interés social definidos por el legislador, podrá haber expropiación mediante sentencia judicial e indemnización previa. Esta se fijará consultando los intereses de la comunidad y del afectado. En los casos que determine el legislador, dicha expropiación podrá adelantarse por vía administrativa, sujeta a posterior acción contenciosa-administrativa, incluso respecto del precio.”

Que el artículo 70 de la Constitución Política de Colombia dispone que el Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades.

Que el artículo 72 de la Constitución Política de Colombia consagra que el patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado.

Que el artículo 1 de la Convención de la UNESCO de 1970, ha dispuesto que:

“se considerarán como bienes culturales los objetos que, por razones religiosas o profanas, hayan sido expresamente designados por cada Estado como de importancia para la arqueología, la prehistoria, la historia, la literatura, el arte o la ciencia y que pertenezcan a las categorías enumeradas a continuación: (…) g) los bienes de interés artístico tales como: (…) iii) grabados, estampas y litografías originales; iv) conjuntos y montajes artísticos originales en cualquier materia; h) manuscritos raros e incunables, libros, documentos y publicaciones antiguos de interés especial (histórico, artístico, científico, literario, etc.) sueltos o en colecciones; j) archivos, incluidos los fonográficos, fotográficos y cinematográficos”.

Que de conformidad con lo preceptuado en la Ley 80 de 1989 el Archivo General de la Jorge Palacios Preciado es la entidad del Estado que determina la política pública archivística en Colombia.

Que el artículo 30. de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” define entre otros, los siguientes conceptos así:

“Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia;

Archivo privado de interés público como aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.”

Que el artículo 360 de la Ley 594 de 2000, define el archivo privado como un conjunto de documentos pertenecientes a una persona natural o jurídica de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, de acuerdo con su competencia requiere reglamentar el artículo 45 de la Ley 594 de 2000, el cual establece:

“Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

Declárese de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.”

Que el literal b) del artículo 4 del Acuerdo 003 de 2017 define Archivos Históricos como el Archivo conformado por los documentos que por presentar valores secundarios, deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura.

Que se hace necesario reglamentar la facultad que tiene el Archivo General de la Nación para adquirir los archivos privados considerados como bienes que sean previamente declarados de interés público o de interés social.

Que la expropiación administrativa no es otra cosa que el reconocimiento, en cabeza de la administración, del poder jurídico para decidir, a través de un acto administrativo motivado, mediante la aplicación del derecho en un caso concreto, que existen los motivos de utilidad pública e interés social definidos por el legislador, que legitiman y justifican una expropiación y regula el monto de la indemnización que debe pagarse al propietario expropiado y la forma de pago.

Que se requiere reglamentar el procedimiento para que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN declare como bien de interés público o de interés social con fines de expropiación, cuando considere que el archivo privado se encuentra en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida y su propietario no esté dispuesto a enajenar de manera voluntaria su propiedad.

Que con fundamento en el precitado artículo 45 de la Ley 594 de 2000 se hace necesario facultar al Director del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para adquirir archivos privados en los siguientes casos: 1) Adquirir archivos privados de carácter histórico declarados de interés público o de interés social, cuando el propietario los ofreciere en venta, y; 2) Adquirir, por motivos de utilidad pública e interés social, mediante negociación directa o expropiación por vía administrativa, previa indemnización archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligró de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, previa la definición legal en los casos que procede y con la definición del procedimiento administrativo que corresponda bajo las reglas constitucionales del debido proceso y del derecho de defensa.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA

Artículo 1. Objeto: El presente acuerdo reglamenta el Artículo 45 de la Ley 594 de 2000 en lo pertinente a la adquisición de archivos privados de carácter histórico declarados de interés público o de interés social, cuando el propietario los ofreciere en venta, así como establecer las condiciones especiales para declarar de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

Artículo 2. Adquisición de archivos privados. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá adquirir archivos privados de carácter histórico — cultural con cargo a su presupuesto, en los casos que se indican a continuación.

1) Archivos privados de carácter histórico — cultural declarados de interés público o de interés social, cuando el propietario los ofreciere en venta.

2) Archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, declarados de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa.

Artículo 3. Competencia. El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado queda facultado para declarar bienes de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política y la adquisición de archivos privados de carácter histórico – cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o perdida.

Artículo 4. Procedimiento para la declaratoria de bienes de interés público o de interés social. El procedimiento para la declaratoria de bienes de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o perdida, sin perjuicio de la declaratoria de oficio que pueda realizar el Archivo General de la Nación en aras de la protección del interés público y general, será el siguiente:

1 . El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado de oficio o por solicitud de un tercero declarará archivos privados de carácter histórico-cultural como bien de interés público o de interés social.
2. El tercero solicitante de la declaratoria archivos privados de histórico-cultural como bien de interés público o de interés social, dirigirá su petición al director del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
3. El director dará traslado de la solicitud del tercero, o en caso del trámite oficioso, al Comité Evaluador de Documentos para que evalué y emita concepto.
4. El director con el concepto del Comité Evaluador de Documentos procederá a declarar mediante acto administrativo motivado, los archivos privados de carácter histórico-cultural como bien de interés público o de interés social.
5. Se ordenará su inscripción del documento en el Registro de bienes de interés púbico o social.

Artículo 5. Requisitos para la presentación de la solicitud de declaratoria Bien de interés Público o Social. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado de oficio a través de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental o el tercero adelantará el siguiente procedimiento a través de una solicitud dirigida al director del AGN, que contenga la siguiente información y su respectiva documentación:

1. Información del propietario: para persona natural: copia de cédula de ciudadanía o extranjería; para persona jurídica: Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su respectiva jurisdicción, con fecha de expedición no superior a un mes, fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del representante legal, y manifestación escrita de ser el propietario del bien, lo cual será entendido bajo la gravedad de juramento.

2. Señalar los datos de ubicación: domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y teléfonos.

3. Información del bien: Elaborar un informe pormenorizado de las características del archivo privado candidato de ser declarado como de interés público o social con la siguiente información:

a. Identificación: nombre con el que se conoce el bien.

b. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta de ubicación del bien.

c. Descripción: debe incluir las fechas extremas, soporte, formato y volumen del bien (horas de grabación), tamaño o dimensiones. El volumen del bien puede ser expresado en: unidades de almacenamiento, unidades documentales o expedientes, número de folios (si está identificado), metros lineales para los documentos en soporte papel, tamaño expresado en MB en archivos electrónicos y horas de grabación, entre otros.

d. El contexto del bien en el que describe la historia del mismo, el nombre del o los productores, la historia institucional/reseña biográfica (si aplica), historia archivística -cadena de custodia (si aplica), y forma en que ingresó el bien a su propiedad o tenencia, (si aplica);

e. Diagnóstico estado de conservación: se debe especificar los distintos tipos y niveles de deterioro (físico, químico y biológico; alto, medio o bajo), así como las condiciones de almacenamiento;

f. Estado de organización y descripción: se debe detallar el estado de organización (clasificación y ordenación), especificando el nivel de organización y descripción, señalando los instrumentos de consulta con que cuenta el bien.

g. Condiciones de acceso al bien: en cuanto a si el bien cuenta con alguna reserva de ley

h. Existencia y localización de documentación asociada: identificar si existe documentación asociada de originales, copias y unidades de descripción asociada al bien (si aplica).

i. Informe: El informe deberá ser presentado en medio físico y electrónico, acompañado de un registro fotográfico que dé cuenta de las características de los bienes objeto de la declaratoria, si dentro de los bienes hay documentos analógicos o digitales, especificar si el archivo cuenta con equipos de reproducción para documentos sonoros o audiovisuales.

4. Listado o inventario documental: Este listado o inventario describirá de manera general la documentación objeto de declarar y debe contener como mínimo para cada unidad de conservación, las fechas extremas, tema o asunto, y un aproximado del número de folios, o inventario documental si existe.

5. Informe: El informe en medio físico y electrónico, acompañado de un registro fotográfico que dé cuenta de las características de los bienes objeto de la declaratoria, si dentro de los bienes hay documentos analógicos o digitales, especificar si el archivo cuenta con equipos de reproducción para documentos sonoros o audiovisuales, este informe deberá contener como mínimo:

6. Criterios de valoración de carácter histórico-cultural: Los criterios de valoración son pautas generales que orientan y contribuyen a la atribución y definición de la trascendencia de un documento histórico cultural.

Los criterios de valoración de carácter histórico cultural para la declaratorios de un bien de interés público o social permiten atribuir valor a los bienes tales como:

a. Valor histórico: Es la asociación directa del bien con épocas, procesos, eventos y prácticas políticas, económicas, sociales y culturales, en el ámbito mundial, nacional, regional o local. Un bien posee valor histórico cuando se constituye en documento o testimonio para la reconstrucción de la historia, así como para el conocimiento científico, técnico o artístico.

b. Representatividad y contextualización sociocultural: hace referencia al significado cultural que el bien tiene, en la medida que crea lazos emocionales de la sociedad hacia las situaciones o eventos que narra. Revela el sentido de pertenencia de un grupo humano sobre los bienes de su hábitat toda vez que implica referencias colectivas de memoria e identidad.

Parágrafo. En caso de que el propietario se niegue a atender la solicitud del Archivo General de la Nación para atender el procedimiento de declaratoria de bien de interés público o social, se realizará la declaratoria de manera oficiosa mediante acto administrativo, sin considerar el artículo 5°.

Artículo 6. Adquisición por compra. La compra de los archivos privados descritos en el artículo segundo del presente Acuerdo, deben contar previamente con una Declaratoria de Bienes de Interés Público o Social realizada por el Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, mediante acto administrativo motivado y ser objeto de un avalúo por parte del AGN, el cual servirá para determinar el precio máximo de adquisición con cargo al presupuesto del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Para tasar el valor de los archivos, se acudirá a curadores, expertos o peritos idóneos quienes establecerán la suma de dinero que debe ser pagada a quién acredite ser el titular del derecho de dominio.

Como criterios para tasar la suma a ser pagada, debe considerarse, por lo menos los requisitos indicados en el artículo 5° del presente Acuerdo.

Parágrafo. La adquisición por compra se realizará a través de contratación directa.

Artículo 7. Procedimiento para declarar la expropiación administrativa. Previa a la declaratoria de expropiación por parte del Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, deberá surtirse las siguientes etapas:

1. Etapa de oferta de compra: El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado ordenará la compra de los archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligró de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, previa solicitud de avaluó, el cual servirá para determinar el precio máximo de adquisición o indemnización y precio base de oferta que se hará mediante un acto administrativo que contendrá la información de compra que se hace al propietario, en el mismo acto se indicará que el propietario podrá: (i) Aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se acudirá a lo dispuesto en el artículo 60 del presente Acuerdo, (ii) Aceptar la compra e iniciar la etapa de negociación sobre el precio base o (iii) No aceptar la oferta de compra, en cuyo caso se continuará con el proceso de expropiación administrativa.

2. Etapa de Negociación: Dentro de los 30 días siguientes contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que determina que la expropiación se hará por vía administrativa, se procederá a realizar la negociación directa en la cual se podrá modificar el precio base teniendo como máximo el arrojado por el avalúo y así terminar el proceso anticipadamente por enajenación voluntaria acudiendo a un contrato de compraventa.

3. Etapa de expropiación propiamente dicha: En caso de que no se reciba respuesta o fracase la etapa de negociación, se expedirá un nuevo acto administrativo en el cual se identifique el bien expropiado, el valor de la indemnización que será el mismo valor de la oferta inicialmente presentada y la forma de pago del mismo.

Parágrafo. En caso en el que el Archivo General de la Nación no realice el pago correspondiente a la indemnización o no acredite su depósito dentro de los 10 días a la ejecutoria del acto administrativo que ordena la expropiación, la decisión de expropiación no surtirá efecto alguno y el AGN deberá surtir nuevamente el proceso expropiatorio.

Artículo 8. El acto administrativo que decreta la Expropiación Administrativa también deberá contener:

a- Indicación del acto administrativo de Declaratoria de bien de interés público o interés social por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida objeto de expropiación.

b- Identificación precisa del archivo a expropiar.

c- El valor del precio indemnizatorio y la forma de pago soportado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.

d- Órdenes de notificación al titular o titulares del derecho de dominio sobre el archivo privado de carácter histórico-cultural que haya sido declarados de interés público o de interés social por encontrarse en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, expropiado, indicando los recursos que proceden en la vía gubernativa.

e- Los motivos de utilidad pública o de interés social, con las condiciones de urgencia que se hayan declarado.

Artículo 9. Una vez que ingresen los archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligró de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida, al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado se le adelantarán los procesos técnicos necesarios para la protección del patrimonio documental.

Artículo 10. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los

2 6 MAR 2019

CLAUDIA ISABEL VICTORIA NIÑO IZQUIERDO                  MARIA CLEMENCIA MALDONADO SANIN

PRESIDENTE (E)                                                                                 SECRETARIA TÉCNICA