ACUERDO 0003 DE 2009

ACUERDO No. 0003

(29 ENE. 2009)

” Por el cual se modifican los Acuerdos 07 del 29 de junio de 1994 y 006 del 07 de

febrero de 1996 que crean el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y le asigna funciones”.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En uso de sus facultades legales, en especial las que le otorga la Ley 80 de 1989,

la Ley 489 de 1998, y el Acuerdo 017 de 2001.

CONSIDERANDO:

Que el Acuerdo 017 de 2001 establece las funciones del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, y entre el las se encuentra la de formular a propuesta del Representante Legal, la política de mejoramiento continuo de la Entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.

Que mediante los Acuerdos 07 del 29 de junio de 1994 y 06 de 1996 se creó el Comité Evaluador de Documentos y se le asignó entre otras funciones la de asesorar a la Junta Directiva del AGN, ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999, para la aprobación o improbación de las Tablas de Retención Documental que le presenten las entidades públicas a su consideración o estudio y hacer estudios previos de las solicitudes

de eliminación documental, presentadas por los archivos de los organismos nacionales.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación delegó en el Director General del Archivo General de la Nación la función de aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental según lo preceptúa el Acuerdo 0011 del 28 de agosto de 2008.

ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO. – El Artículo segundo del Acuerdo 06 de 1996 “Por el cual se crea el

Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación”, quedará así:

“ARTICULO 2º. INTEGRACIÓN. El Comité Evaluador de Documentos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, estará conformado por:

1. El Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General del Archivo General de la Nación o su delegado
3. El Jefe de Clasificación y Descripción del Archivo General de la Nación, quien actuará como Secretario del Comité.
4. Un Historiador designado por la Academia Colombiana de Historia.
5. Un miembro del Comité de Patrimonio Documental del Archivo General de la Nación.
6. El funcionario evaluador de las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental a considerar.

PARAGRAFO PRIMERO: La Entidad responsable de las Tablas de Retención Documental

y/o Tablas de Valoración Documental objeto de evaluación, asistirá en calidad de invitado, acompañado por el equipo técnico que elaboro dicha Tabla.

PARAGRAFO SEGUNDO: Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el comité podrá

invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.

ARTÍCULO SEGUNDO. – E l artículo 3° del Acuerdo 06 de 1 996 ” Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación”, quedarán así:

ARTICULO 3°. FUNCIONES. Serán funciones del Comité Evaluador de Documentos:

994. Servir de órgano asesor del Archivo General de la Nación en los términos previstos en el Art. 1 8 del Acuerdo 07 de 1 994.
995. Estudiar el valor testimonial, informativo e histórico de los documentos de las entidades públicas.
996. e) Verificar el cumplimiento de los lineamientos previstos en el Decreto 1382 de 1995 y en los Acuerdos 08 y 09 de 1 995 y 002 de 2004 expedidos por la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
997. Recomendar al Director General del Archivo General de la Nación la aprobación de las Tablas de Retención y/o Valoración Documental que por su competencia le presenten las entidades públicas a su consideración y estudio.
998. Presentar al Consejo Directivo informes periódicos sobre la Gestión del Comité.
999. Sugerir el Régimen de Acceso y el de Transferencias, con base en las Tablas de Retención y/o Valoración Documental presentadas por cada organismo.
1000. Las demás que le sean asignadas por el Consejo Directivo”.

ARTICULO TERCERO. – VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de su expedición y modifica en lo pertinente el parágrafo del artículo 1 8 del Acuerdo 07 de 1 994 y los artículos segundo y tercero del Acuerdo 006 de 1996.

COMUNIQUESE, PUBLIQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C, el 29 ENE 2009

MARTHA ELENE BEDOYA RENDÓN

Presidente

ÁLVARO ARIAS CRUZ

Secretario Técnico