ACUERDO 010 DE 2013

ACUERDO 010

(17 SEP 2013)

“Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación”

EL CONSEJO DIRECTIVO 

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

En pleno uso de sus facultades y en especial las que le confieren el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 9 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 489 de 1998 ” Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional . . . “, en s u artículo 68, establece que los establecimientos públicos son entidades descentralizadas cuyo objeto se refiere a la prestación de un servicio público, conforme con las reglas del Derecho Público; con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Como un órgano del Estado, que aun gozando de autonomía administrativa está sujeto a control político y a la suprema dirección del órgano de la administración al cual se encuentra adscrito.

Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento público del orden nacional, adscrito al Ministerio de Cultura mediante Decreto 1746 del 1 5 de junio de 2003.

Que mediante Decreto 2126 de 2012, se aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y se determinaron las funciones de sus dependencias.

Que entre las funciones asignadas en el artículo 3 del Decreto 2126 de 2012, al Consejo Directivo está la de expedir su propio reglamento.

Que mediante Acuerdo 9 del 30 de noviembre de 2012, el Consejo Directivo adoptó el estatuto interno del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

Que el literal i) del artículo 9, del Acuerdo No. 09 del 30 de noviembre de 2012, establece la función de “Expedir su propio reglamento “.

Que en virtud de lo anterior,

ACUERDA:

ARTÍCULO 1°: Adoptar el Reglamento de funcionamiento del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de la siguiente forma:

REGLAMENTO INTERNO

TÍTULO I

DEL CONSEJO DIRECTIVO Y SU REGLAMENTO

ARTÍCULO 2º. El Consejo Directivo se constituirá y funcionará conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, el Decreto 2126 de 2012, el y el Acuerdo 9 del 2012, y, demás normas que los modifiquen o complementen, en las demás disposiciones institucionales y según este Reglamento, en cuanto no se oponga a aquellas.

ARTÍCULO 3º. REGLAMENTO. El presente ordenamiento regulará la actividad del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, así como su funcionamiento.

ARTÍCULO 4º. DEFINICIÓN. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, es un órgano colegiado y deliberante, cuya misión será la de orientar y aprobar las políticas que se propongan por parte del Director General de la entidad en materia de la función archivística, así como la toma de decisiones en los temas de su competencia.

ARTÍCULO 5º. SEDE. La sede permanente del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, es la ciudad de Bogotá D.C., donde será convocado para sesiones ordinarias y extraordinarias; así mismo, podrá ser convocado para que se reúna en cualquier otra ciudad del país.

TÍTULO II

DE LA COMPOSICIÓN DEL CONSEJO DIRECTIVO, SU SECRETARIO E INVITADOS

ARTÍCULO 6 °. COMPOSICIÓN. El Consejo Directivo estará integrado por:

1. El Ministro de Cultura o su delegado, quien lo presidirá.
2. Un representante del Presidente de la República o su delegado.
3. El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública o su delegado.
4. El Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación –
5. “Colciencias”- o su delegado.
6. El Presidente de la Academia Colombiana de Historia o su delegado, quien deberá ser
7. miembro de dicha Academia.
8. Un representante de los Consejos Territoriales de Archivos ó los Comités Técnicos del
9. Sistema Nacional de Archivos, elegido por el Director General del Archivo General de
10. la Nación Jorge Palacios Preciado.
11. Un representante del Colegio Colombiano de Archivistas, designado por su Junta

PARÁGRAFO 1°: El Director General del Archivo General de la Nación participará en el

Consejo Directivo, con derecho a voz pero sin voto.

PARÁGRAFO 2°: Los representantes del Colegio Colombiano de Archivistas, de los

Consejos Territoriales de Archivos o los Comités Técnicos Asesores del Sistema Nacional de Archivo y de la Academia Colombiana de Historia, serán designados para periodos de dos (2) años, cumplidos los cuales deberán designarse nuevos representantes.

ARTÍCULO 7°. SECRETARIO TÉCNICO DEL CONSEJO DIRECTIVO. El Secretario General del Archivo General de la Nación ejercerá la secretaría técnica del Consejo Directivo.

PARAGRAFO. Ante la ausencia justificada del Secretario General, la Secretaria Técnica será ejercida interinamente (Ad hoc) para dicha sesión por el Director del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 8°. INVITADOS A LAS SESIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los miembros del Consejo y el Director General del Archivo General de la Nación, podrán invitar a las reuniones ordinarias a los asesores, funcionarios y personas relacionadas con los asuntos a tratar, según lo estimen conveniente, cuya participación quedará registrada en el Acta respectiva.

PARÁGRAFO. Los consejeros determinarán si los invitados participan en toda la sesión o sólo en alguna parte de ella. En todo caso, los invitados sólo tendrán voz.

TÍTULO III

DE LOS ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO Y SUS RECURSOS

ARTÍCULO 9°. ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los actos administrativos que profiera el Consejo Directivo se denominarán acuerdos y al igual que las actas de sus reuniones serán suscritas por el Presidente y el Secretario Técnico.

PARÁGRAFO. Los actos administrativos emanados del Consejo Directivo se podrán gestionar de forma electrónica de conformidad con lo establecido en los artículos 53, 54,55,57 y 58 de la Ley 1437 de 2011, siguiendo además las normas que al efecto expida e l Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 10°. SESIONES. El Consejo Directivo podrá sesionar con la presencia de la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros asistentes a la respectiva sesión.

ARTÍCULO 11°. NUMERACIÓN DE LOS ACTOS DEL CONSEJO DIRECTIVO. Los acuerdos se numerarán cada año, separadamente y de manera consecutiva.

PARÁGRAFO. Si los actos administrativos emanados del Consejo Directivo se gestionaron de forma electrónica se deberá cumplir lo establecido en los artículos 57 y 59 de la Ley 1 4 37 de 2011, siguiendo además las normas que al efecto expida el Archivo General de la Nación.

TÍTULO IV

DE LAS FUNCIONES

ARTÍCULO 12º. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones:

1. Orientar el funcionamiento general del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y verificar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas definidos y su conformidad con las políticas del Sector Cultura.
2. Aprobar, con base en la recomendación del Director del Archivo General de la Nación, la política general de la entidad, los planes programas y proyectos estratégicos, para su incorporación a los planes sectoriales y a través de éstos, al Plan Nacional de Desarrollo.
3. Verificar la ejecución de la política archivística, en el marco de la Ley General de Archivos, los principios del Sistema Nacional de Archivos y las demás políticas pertinentes.
4. Formular a propuesta del representante legal, la política de mejoramiento continuo de la entidad, así como los programas orientados a garantizar el desarrollo administrativo.
5. Conocer de las evaluaciones del resultado de la gestión institucional presentadas por la Administración de la entidad.
6. Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones de la estructura orgánica que consideren pertinentes y adoptar los estatutos internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca de conformidad con lo dispuesto en sus actos de creación o reestructuración.
7. Aprobar el anteproyecto de presupuesto anual del respectivo organismo.
8. Autorizar la aceptación y concesión de donaciones y legados.
9. Expedir las normas y reglamentos generales sobre el desarrollo de la función archivística del Estado, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional y territorial.
10. Expedir su propio reglamento.
11. Las demás que les señalen la ley, el acto de creación y los estatutos internos.

PARÁGRAFO: El Consejo Directivo podrá delegar en el Director o en cualquier otro funcionario del Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado el cumplimiento de algunas de las funciones que le sean propias al Consejo Directivo con el correspondiente control y seguimiento a dicha delegación siempre que no vaya en contra vía de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 489 de 1998.

ARTÍCULO 13º. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO. Serán funciones del Presidente del Consejo Directivo las siguientes:

1. Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias .
2. Presidir las sesiones, dirigir la discusión y proponer las votaciones.
3. Suscribir las actas de las sesiones del Consejo.
4. Firmar los acuerdos.
5. Cumplir y hacer cumplir este reglamento en todas sus partes.
6. Las demás propias de su calidad de Presidente.

ARTÍCULO 14°. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO DEL CONSEJO DIRECTIVO.

Serán funciones del Secretario del Consejo Directivo las siguientes:

1. Tomar conocimiento de todas las comunicaciones, peticiones y demás asuntos dirigidos al Consejo Directivo, y dar aviso de ello a los Consejeros.
2. Preparar el Orden del Día y de más documentos para tratar en las sesiones del Consejo.
3. Entregar oportunamente a sus miembros, las citaciones con sus anexos.
4. Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo.
5. Firmar los acuerdos.

ARTÍCULO 15°. CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS. Los miembros del Consejo Directivo, aunque ejerzan funciones públicas, no adquieren por ese solo hecho la calidad de empleados públicos; no obstante están sometidos al régimen de responsabilidades, incompatibilidades e inhabilidades establecidas en la Constitución Política, la Ley y los Reglamentos y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Los miembros del Consejo que no ostenten la calidad de empleados públicos no adquieren por ese solo hecho dicha calidad.

TÍTULO V

DE LAS SESIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO

ARTÍCULO 16°. DE LAS SESIONES. Las sesiones del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrán ser ordinarias o extraordinarias.

ARTÍCULO 17°. DE LAS SESIONES ORDINARIAS. El Consejo Directivo se reunirá ordinariamente cada mes o en la fecha y en el lugar que indique el Presidente .

ARTÍCULO 18°. DE LA SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Consejo Directivo sesionará extraordinariamente cuando fuere convocado por el Presidente, por el Director del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado o por solicitud de la mayoría absoluta de sus miembros.

ARTÍCULO 19. DE LAS SESIONES VIRTUALES. Las sesiones del Consejo Directivo se podrán llevar a cabo de manera virtual, cuando así lo determine la Presidencia del Consejo y cuando se trate de asuntos que requieran urgencia en su tratamiento y no sea necesaria la presencia de los consejeros.

En los consejos virtuales se podrá de liberar y decidir por medio de comunicación simultánea o sucesiva, utilizando uno de los siguientes medios:

1. Videoconferencia. Se llevará a cabo en tiempo sin crónico con la participación simultánea de los miembros del Consejo Directivo, utilizando cualquiera de los sistemas de video conferencia comerciales disponibles o el sistema adoptado por el Archivo General de la Nación.
2. Correo electrónico: Se llevará a cabo en tiempo asincrónico, utilizando los correos personales o institucionales de los consejeros, las decisiones se tomarán a través de un sistema de votación de los asuntos tratados; para su desarrollo se requiere que se encuentren conectados los Consejeros que habiliten cuórum, aunque podrán enviar su voto los miembros que no puedan participar simultáneamente, antes o durante la sesión respectiva.
3. Chat: Se llevará a cabo en tiempo sincrónico con la participación simultánea de los miembros del Consejo Directivo, utilizando cualquiera de los sistemas de chat comerciales disponibles o el sistema adoptado por el Archivo General de la Nación. Se podrá habilitar un sistema de votación compatible con el chat utilizado.

PARÁGRAFO 1°. La entidad podrá proveer la tecnología necesaria para el desarrollo de las sesiones virtuales, de acuerdo con las posibilidades de su presupuesto.

PARAGRAFO 2°. De las sesiones adelantadas en consejos virtuales se levantará la correspondiente acta, dejando constancia del medio utilizado y de las decisiones adoptadas y se dejará copia de los documentos mediante los cuales se adoptó la decisión (voto, oficio, impresiones de los pantallazos o del historial del chat, etc.)

ARTÍCULO 20°. DE LA REPRESENTACIÓN EN LAS SESIONES PRESENCIALES. Los miembros del Consejo Directivo que asistan a la reunión, y que por motivos de fuerza mayor o caso fortuito debieren retirarse de la misma antes de su culminación, podrán dejar por escrito su voto sobre los temas que se estén discutiendo, designando a otro miembro del Consejo como su mandatario para que profiera su voto .

ARTÍCULO 21°. SITUACIONES DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO. Cuando por razones de fuerza mayor o caso fortuito no sea posible realizar las sesiones ordinarias o extraordinarias, según corresponda, el Presidente procederá a citar nuevamente dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la cesación de aquellas.

ARTÍCULO 22º. DE LA FORMA DE CITACIÓN. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias del Consejo Directivo se hará mediante citación escrita por cualquier medio (carta, correo electrónico, fax, etc.), a sus miembros con anticipación no menor a dos (2) días e indicación de los temas a tratar, indicando el orden del día.

PARAGRAFO. Cuando la sesión se lleve a cabo de manera virtual, en la citación se especificará el medio que será utilizado, la hora de inicio y de finalización y el método de votación a utilizar.

ARTÍCULO 23º. ELABORACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA. El Orden del Día será elaborado por el Secretario Técnico, según las directrices trazadas por el Presidente, entre otros,

1. Verificación del quórum
2. Lectura y a probación del Orden del Día.
3. Lectura y aprobación del acta anterior.
4. Avances ejecución presupuestal
5. Proposiciones y varios.

PARÁGRAFO. Al inicio de la sesión, el Secretario presentará al Consejo las solicitudes de adición o modificación del Orden del Día de las reuniones, que se hubieren presentado después de enviado el mismo y al inicio de la reunión; el Presidente las someterá a consideración de sus miembros.

ARTÍCULO 24º. HONORARIOS. Los honorarios que los miembros del Consejo Directivo percibirán por cada sesión a la que asistan, ordinaria o extraordinaria, se fijarán por resolución, en salarios mínimos legales mensuales vigentes, por sesión de acuerdo con el Decreto que para tal efecto expida el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Estarán a cargo de la Entidad y fijados en los términos y condiciones señalados en el Decreto 1486 de 1999, modificado por el Decreto 2561 de 2009 y las demás disposiciones que lo modifiquen o sustituyan.

PARÁGRAFO. En el evento de sesiones virtuales los honorarios serán el equivalente a la mitad de los valores de las sesiones presenciales.

ARTÍCULO 25°.CUÓRUM. El Consejo Directivo requerirá para deliberar de la asistencia de la mitad más uno de los miembros que lo integran. Sus decisiones se adoptarán por la mayoría de los votos de los miembros presentes en la respectiva reunión.

ARTÍCULO 26°. AVISO DE INASISTENCIA. El consejero que se considere transitoriamente impedido para asistir a sesión dará aviso al Secretario Técnico quien informará de ello a los demás consejeros.

ARTICULO 27°. DE LAS SESIONES FUERA DE BOGOTA. El Consejo podrá sesionar fuera de Bogotá, cuando existan circunstancias especiales que lo ameriten y con el fin de apoyar actividades propias del Archivo General de la Nación en otras regiones del país. En este caso la entidad financiará los gastos de traslado y hotel de los miembros del Consejo cuyas entidades no cuenten con recursos para dicho desplazamiento.

ARTICULO 27. DE LAS ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO. De las sesiones del Consejo Directivo se dejará constancias en Actas que deberán contener tanto el resumen de las deliberaciones como los soportes y documentos que sirvieron de base para tomar decisiones. Las actas se enumerarán cada año, separadamente y de manera consecutiva.

PARÁGRAFO. Las actas del Consejo Directivo se podrán llevar en forma electrónica de conformidad con lo establecido en los artículos 53, 54 ,55, 57, 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 , siguiendo además las normas que al efecto expida el Archivo General de la Nación.

TÍTULO VI

DE LAS COMISIONES

ARTICULO 29°. DE LAS COMISIONES TRANSITORIAS. El Consejo podrá nombrar, entre sus miembros, comisiones para el estudio de asuntos concretos y encomendarles, de ser el caso, la elaboración de propuestas no vinculantes.

Para dichos asuntos, las comisiones podrán apoyarse en personas expertas en el tema en cuestión.

TÍTULO VII

DE LA REFORMA Y VIGENCIA DE ESTE REGLAMENTO

ARTICULO 30º. DE LA REFORMA. Este Reglamento sólo podrá ser modificado mediante Acuerdo del Consejo Directivo, aprobado con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros del Consejo.

ARTÍCULO 31°. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga el Acuerdo 2 del 15 de Abril de 2010.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, a los 17 SEP 2013

MARIA CLAUDIA LOPEZ SORZANO                    CLAUDIA IVONNE FÁCTOR LUGO

PRESIDENTE                                                           SECRETARIA TÉCNICA