ACUERDO 008 DE 2013

ACUERDO 008

(10 MAYO 2013)

“Por el cual se dictan disposiciones sobre la Política Editorial del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para el fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos”

EL CONSEJO DIRECTIVO

DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere el Decreto 2126 de 2012 y el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se dictan otras disposiciones, en su el Artículo 2 º, estableció como funciones el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado “a). Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad”; c). Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos. acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos” y “e). Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, departamental, intendencia, comisaria, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica”.

Que el Artículo 3 de la citada Ley, establece que el Sistema Nacional de Archivo tendrá carácter de programa especial, para todas las instituciones archivísticas y colecciones documentales públicas y privadas, del orden nacional, departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital.

Que el Artículo 1 º de la Resolución 1508 de 2000 del Ministerio de Cultura, señala que para efectos de lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 5 º de la Ley 98 de 1993, “se consideran de carácter científico o cultural los libros y revistas, folletos, coleccionables seriados o publicaciones en base papel o publicados en medíos electromagnéticos (…)”.

Que así mismo según lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 98 de 1993, todo libro editado   impreso en el país deberá llevar registrado el Número Estándar de Identificación Internacional del Libro, (ISBN), e igualmente señala que toda la publicación seriada deberá llevar registrado el Número Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas, ISSN.

Que para el cumplimiento de las funciones anteriores se hace necesario contar con material editorial y de divulgación que permita al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, como coordinador del Sistema Nacional de Archivos brindar las herramientas necesarias a tos actores del mismo, para que puedan salvaguardar el patrimonio y desarrollar una política archivística consistente para todas las entidades del Estado.

Que mediante Resolución 235 del 11 de agosto de 2011 se creó el Comité Editorial del

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y se le asignó la función de proponer al Consejo Directivo estrategias para el desarrollo de la política editorial a implementar en el marco de la normatividad vigente.

Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en sesión del 8 de agosto de 2012 revisó la Política Editorial propuesta por la Dirección General, y solicitó ajustarla con base en las observaciones presentadas en dicha sesión.

Que en virtud de la expedición del Decreto 2126 de 2012, el cual modificó la estructura del Archivo General de la Nación, se hizo necesario realizar ajustes adicionales al referido documento.

Que el Consejo Directivo en su sesión del 10 de mayo de 2013, aprobó el documento de

política editorial definitivo a adoptarse por parte del Archivo General de la Nación.

Que, en mérito de lo anterior,

ACUERDA:

ARTICULO 1 º. Política Editorial del AGN. Adoptar la política editorial del AGN, la cual se encuentra consignada en el documento que se anexa y forma parte integral de este Acuerdo.

ARTICULO 2º. Objeto de la Política Editorial. El objeto de esta política es establecer los lineamientos necesarios para que las publicaciones y material de difusión de la Entidad desarrolladas por funcionarios, contratistas o en a poyo a investigaciones , se conviertan en una herramienta de transmisión de conocimiento, consulta y apoyo, en cumplimiento de las disposiciones legales y en el marco de una estrategia de divulgación, distribución, mercadeo y acopio, tendientes al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos y  la preservación del patrimonio documental.

ARTICULO 3°. Elementos. La política editorial del Archivo General de la Nación, estará conformad a por los siguientes elementos, como mínimo:

• Funciones y Conformación del Comité Editorial
• Temáticas
• Producción de contenidos.
• Líneas editoriales.
• Publicaciones según el autor
• Publicaciones de documentos por cooperación internacional.
• Revisión de contenidos, edición y ajustes ortotipográficos y de estilo.
• Derechos de propiedad intelectual.
• Registros ISBN e ISSN.
• Diseño y Diagramación.
• Número y distribución de ejemplares y material de difusión.
• Depósito legal.
• Difusión y venta de publicaciones.
• Reimpresiones, reediciones y nuevas ediciones.
• Publicaciones y documentos desarrollados en el marco de seminarios, cursos, talleres, congresos y eventos a nivel nacional e internacional.
• Material de divulgación.
• Boletines institucionales internos y externos.

PARÁGRAFO. En caso de requerir modificaciones de forma en la Política Editorial del AGN, el Consejo Directivo delega en el Director Genera, la facultad de disponer la realización de las mismas.

ARTÍCULO 4. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., 10 MAYO 2013

MARIA CLAUDIA LÓPEZ SORZANO        CLAUDIA IVONNE FACTOR LUGO

Presidente                                                      Secretaria Técnica