ACUERDO 09 DE 1997

ACUERDO No. 09

(8 DE OCTUBRE DE 1997)

“‘Por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención Documental”.

La Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el decreto 1382 de /995, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 1º del Decreto 1382 de 1995, ordenó a los organismos del orden nacional, presentar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, sus tablas de retención documental.

Que mediante Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 se reglamentó la presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación.

Que mediante el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996, la Junta Directiva del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION creo el Comité Evaluador de Documentos, señalándole dentro de sus funciones la de: “Asesorar a la Junta Directiva del Archivo General de la Nación en la aprobación o improbación de las tablas de retención que presenten las entidades públicas para su estudio.

Que mediante el acuerdo 02 de 1997, se prorrogó el plazo de presentación de las Tablas de Retención hasta el 31 de octubre de 1997.

Que es necesario establecer los procedimientos para la evaluación de las tablas de retención.

ACUERDA

ARTÍCULO PRIMERO. – Establecer el siguiente procedimiento para evaluar las tablas de retención presentadas por las entidades públicas al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION así:

1.- El Secretario General del organismo nacional presentará las tablas de retención documental al Secretario del Comité Evaluador de Documentos del AGN.

2.- El Secretario del Comité entregará las tablas de retención documental al funcionario asignado por el AGN, que actuará como Coordinador en la recepción y trámite de las tablas de retención documental del respectivo organismo.

3.- Los funcionarios de la División de Clasificación y Descripción y de la Ofi cina de Archivo y Correspondencia del AGN, tendrá bajo su responsabilidad uno o varios organismos nacionales con sus respectivas entidades adscritas y vinculadas, para la recepción, evaluación y emisión de un concepto técnico acera de las tablas de retención documental presentadas.

4.- El Coordinador emitirá un concepto técnico, en un período prudencial, de acuerdo con el volumen de las tablas de tablas de retención y presentará este concepto al Secretario del Comité Evaluador de Documentos, previa discusión al interior de grupo de coordinadores – interventores del AGN.

5. – El Secretario del Comité Evaluador de Documentos presentará al Comité las tablas de retención documental acompañadas del concepto técnico del coordinador-interventor con el fin de ser consideradas en el respectivo orden del día de la siguiente reunión.
6. – Si el concepto técnico del coordinador-interventor establece que las tablas de retención documental no deben ser presentadas ante el Comité Evaluador de Documentos, el Secretario enviara un oficio remisorio informando al Secretario General del organismo, solicitando los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico para su presentación en un período estipulado. Una vez presentados los cambios y ajustes, el coordinador interventor revisará que los mismos se hayan realizado.
7. – El Comité Evaluador de documentos, evaluará la tabla de retención documental a partir del concepto técnico y emitirá un concepto definitivo que será presentado a la Junta Directiva del AGN para su aprobación, que se oficializará mediante expedición de Acuerdo.
8. – Si el organismo cuyas tablas de retención hubiese sido devueltas, no hiciere los ajustes o modificaciones sugeridas, el Comité Evaluador levantará un acta y dará por no presentada dicha tabla. De esta determinación informar a la Junta Directiva y a la autoridad competente acciones que se haya lugar.
9. – El ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dispondrá de un término máximo de 30 días hábiles. para improbar o aprobar las tablas de retención documental, previo cumplimiento de los requisitos y procedimientos establecidos en el presente acuerdo.

ARTÍCULO SEGUNDO. – Para la evaluación de las tablas de retención documental radicadas con anterioridad a la fecha de la publicación del presente Acuerdo. Se establecerá un término máximo de 4 meses.

ARTÍCULO TERCERO. – El presente Acuerdo rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Santafé de Bogotá D.C., a los ocho días del mes de octubre de mil novecientos noventa y siete (1997).