CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2019

CIRCULAR EXTERNA No. 001.

10 SEP 2019

PARA: GOBERNADORES, ALCALDES DISTRITALES Y MUNICIPALES, DIPUTADOS, CONCEJALES, SECRETARIOS, JEFES, DIRECTORES, GERENTES O QUIENES HAGAN SUS VECES, DE LAS ENTIDADES PUBLICAS DEL ORDEN TERRITORIAL.

Asunto: ENTREGA DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS EN CUALQUIER SOPORTE, CON OCASIÓN DEL CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN EN LAS ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL.

Teniendo en cuenta que el próximo mes de octubre del presente año se elegirán nuevos Gobernadores, Alcaldes, Diputados a Asambleas Departamentales, Concejales, quienes iniciarán su periodo constitucional el día 1º de enero de 2020, resulta necesario advertir a las autoridades que culminan su periodo el 31 de diciembre del año en curso, sobre el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y la Ley 1712 de 2014, con ocasión del cambio de administración en las entidades del orden territorial, de acuerdo con los siguientes preceptos:

ARCHIVOS Y DOCUMENTOS PÚBLICOS

La Administración Pública tiene la responsabilidad constitucional de gestionar, custodiar y preservar la información que reposa en sus archivos, como reflejo de cada una de sus actuaciones en cumplimiento de los fines sociales del estado, garantizando los derechos de acceso y consulta de la información pública por parte de los ciudadanos, en cumplimiento de los artículos 20, 23, 74 y 209 de la Constitución Política que consagran el derecho de petición, el derecho de acceso a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley y la función administrativa.

En concordancia con lo anterior, el artículo 14 de la Ley 594 de 2000 establece que “(. . .) La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación”.

De igual modo, el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 dispone que “los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades”.

Así las cosas, la inobservancia al cumplimiento de las normas archivísticas en general, afecta la función probatoria, garantizadora y perpetuadora de los archivos, así como el cumplimiento de los principios generales que rigen la función archivística en las entidades del Estado. La falta de organización documental de las entidades dificulta la prestación del servicio a la comunidad, imposibilita la participación y el control ciudadano, la toma de decisiones basadas en antecedentes y se afecta potencialmente el patrimonio documental de la Nación.

Por lo anterior, el servidor público o funcionario que culmina el ejercicio de sus funciones, como garante de la información y archivos que se encuentran bajo su posesión, control o custodia, debe cumplir con lo dispuesto en el numeral 5º del artículo 34 de la Ley 734 de 20021 que al respecto señala como deber del servidor público (…) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedíro evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.

De igual manera, se debe dar observancia a lo dispuesto en el artículo 2º del Acuerdo No. 038 de 2002 que dispone: “Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública”.

CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y DEMÁS NORMATIVIDAD APLICABLE EN, LOS PROCESOS DE ENTREGA DE CARGOS POR CAMBIO DE ADMINISTRACIÓN

Para el cumplimiento de las normas precitadas, se procede a describir las actividades a desarrollar:

a. Los informes finales de gestión de gobernadores, alcaldes, diputados y concejales, deben indicar explícitamente el estado de conservación de los archivos en cualquier soporte y medio (incluyendo sistemas de información, bases de datos y documentos electrónicos) que le son entregados a la entidad y a quien asume las funciones.

b. Quienes reciben los cargos están en la obligación de exigir los inventarios documentales y los documentos, en los cuales conste la entrega del acervo documental producido en cumplimiento de las funciones propias del cargo; si tal condición no se cumple, se debe dejar constancia en las actas e informes de entrega sobre la inobservancia de las instrucciones impartidas en la presente Circular.

c. Los responsables de los archivos de los entes territoriales deberán entregar un informe completo sobre la situación de los archivos de la administración (incluyendo su situación con respecto a Planes de Mejoramiento Archivístico y órdenes impartidas por el AGN), el cual debe ser publicado en la página web; el mismo podrá ser solicitado por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en cumplimiento de la facultad de inspección, control y vigilancia que le otorga la Ley 594 de 2000 y el Decreto 1080 de 2015.

d. El jefe de cada área tendrá a su cargo la obligación de verificar el proceso de recibo y de entrega de los documentos y archivos, en los casos de vinculación, traslado y ‘] desvinculación, con el fin de garantizar el estado de los archivos.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en uso de las facultades otorgadas por la Ley 594 de 2000 y en aras de garantizar la protección de la documentación de la Administración Pública, podrá solicitar información acerca de las gestiones realizadas por los funcionarios que terminan el ejercicio de sus funciones, para verificar, además del cumplimiento de la presente Circular, la Ley General de Archivos y demás normatividad aplicable.

Se advierte a las autoridades y funcionarios responsables de dar cumplimiento a la presente Circular, que su incumplimiento dará lugar a la aplicación de las sanciones de que trata el artículo 35º de la Ley 594 del 2000 y el Decreto 1080 de 2015, así como el traslado a los entes de control para lo de su competencia y a los organismos judiciales si se configuran delitos contra el patrimonio documental.

Cordialmente,

ENRIQUE SERRANO LÓPEZ

Director General

Archivo General de la Nación