RESOLUCIÓN 376 DE 2014

RESOLUCION No. 376

(26 JUN 2014)

“Por la cual se actualizan códigos y siglas asignadas a las dependencias del Archivo General de la Nación – Jorge Palacios Preciado.”

EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Decreto 2126 de 2012, el Acuerdo 09 de 2012 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, establece como objetivo esencial de los archivos el de disponer de documentación organizada en tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al usuario y como fuente de historia.

Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, señala la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, su organización, preservación y control.

Que el artículo 12 de la Ley 594 de 2000, establece que es responsabilidad de la Administración Pública la gestión documental y la administración de sus archivos.

Que el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, reglamentado por el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, entiende la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total que comprende como mínimo los siguientes procesos: La Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a largo plazo y Valoración.

Que el Decreto 2126 de 2012, aprobó la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y determinó las funciones de sus dependencias.

Que el artículo 8 º del Decreto 2609 de 2012, establece que la Gestión Documental en las Entidades Públicas se deberá desarrollar a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: a) El Cuadro de Clasificación Documental – CCD, b) La Tabla de Retención Documental – TRD, c) El inventario Documental – FUID.

Que mediante la Resolución 469 de 2013, se establecieron los grupos internos de trabajo en el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y sus funciones.

Que para propender por la adefuada organización, identificación, control y manejo de la documentación del AGN, es necesario ajustar la codificación y actualizar las siglas de las dependencias que conforman la Entidad según su estructura orgánica actual.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS

Artículo 1º. Metodología para la conformación de códigos y siglas. La codificación asignada a las dependencias que conforman la estructura orgánica-funcional del Archivo General de la Nación, estará compuesta por tres (3) dígitos.

Las siglas corresponden a las primeras letras de las palabras que conforman el nombre de la dependencia, excluyendo los artículos y preposiciones existentes.

Parágrafo único: Con el fin de no afectar la codificación numérica en el caso de requerirse la creación de códigos por la conformación de nuevas Subdirecciones, Oficinas y Grupos Internos de Trabajo, se dejarán intervalos de nueve (9) dígitos.

Artículo 2º. Asignación de códigos y siglas. Asignar los siguientes Códigos y Siglas a las dependencias que conforman la estructura orgánica del Archivo General de la Nación para su identificación, de conformidad con las normas vigentes:

Artículo 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá o.e., el 26 JUN 2014

CARLOS A. ZAPATA CARDENAS

Director General